導入コミュニケーション戦略
Workplaceが組織にもたらす価値を明確に伝えて、Workplace導入への社員の期待を高め、利用を開始してもらうようにしましょう。
メリット
Workplaceが組織の全レベルに受け入れられて長期的に利用されるようにするためには、Workplaceを導入する理由とその活用方法を同僚に説明することが重要です。明確なプランを導入前、導入時、導入後に伝えることによって、Workplace導入を成功させ、社員はより早く利用を開始できるようになります。
コミュニケーション戦略の立案に役立つように、すべての大規模なWorkplace導入でシェアされるべき重要なコミュニケーションを含む、コミュニケーションプランのテンプレートをご用意しました。導入コミュニケーションプランはそのまま使うことも可能ですが、組織固有のニーズに対応できるようカスタマイズすることをおすすめします。導入コミュニケーションプランは、こちらからダウンロードできます。
具体的な方法具体的な方法
プランは、以下の3段階で構成することをおすすめします。
導入前
導入前の数週間のコミュニケーションは、2つの主な目標に注力します。
- エキスパート、チーム管理者、経営陣との連携を図ります。組織全体にWorkplaceを周知するには、彼らのサポートが必要です。
- 近く導入が実施されることを知らせ、組織にとって重要な変化になる理由を説明します。
導入前の段階では、リーダーがWorkplaceの導入時期とその理由について何度にもわたり詳しく伝えます。導入前の周知は、メールに限定してはいけません。ニュースレター、ポスター、SMS、TV、イントラネットなどを含むすべての既存チャネルを使い、近く実施する運用開始を周知します。宣伝用アセットのライブラリは、Workplace導入キットに含まれています。
導入中
社員の積極的な参加を促すには、導入日に楽しいイベントを開催するのが効果的です。以下は、社員に利用を促すための、導入日に行うアクティビティに関するアドバイスです。
- オフィスで導入日イベントを計画します。参加者に軽食やその他のインセンティブを提供し、Workplaceのプロフィールを有効にした人がイベントに参加できるようにしましょう。
- プロフィール有効化コンテストを和やかな雰囲気で開催し、プロフィールを100%有効化したチームや部門にケータリングランチなどの賞品を提供しましょう。
- 可能であれば、有効化されたプロフィール1件につき慈善団体に1ドルを寄付する企画を検討してください。
- Workplaceで宝探しを計画します。Workplaceにある5つの項目(「ありがとう」を伝える機能、ソーシャルグループ、福利厚生情報、CEOのプロフィール、組織図など)を見つけるよう社員に指示し、5つの項目の写真を最初に投稿した人に賞を贈りましょう。
この日を使って、導入を祝うだけでなく、全員が操作方法を理解して、自分のプロフィールの有効化、最初の設定、新しいユーザーとしての利用開始を行えるようにしましょう。これは、いくつかの方法で実行できます。
- 既存のチャネルを使い、プロフィール有効化の詳細な手順をシェアします。
- 新規ユーザー向けガイドやWorkplaceユーザーに必須の知識などのリソースを、すべての社員にシェアします。
- 導入日にITブースを用意して、プロフィールの設定に関するサポートを受けられるようにします。
導入後
Workplaceの導入は、始まりに過ぎません。最初の4～6週間は定期的な連絡をWorkplaceで行って社員の活動と関心を維持しながら、社員が日常的にWorkplaceにサインインする習慣が根付くようにします。
リーダーには、エンゲージメントキャンペーンの一端を担ってもらうことをおすすめします。例えば、Workplaceを通じたつながりをアピールする、社員から新しい意見やアイデアを募る、会社のカルチャーを祝う、同僚に会社のミッションを周知するなどの行動をとってもらいます。キャンペーンのテンプレートキットやダウンロード可能な社内コミュニケーションのアイデアは、こちらでご覧いただけます。
お知らせ、グループ、プロフィール、投稿タイプなど、Workplaceを効果的に活用するための便利なアドバイスを共有するのもよいでしょう。
- 「Workplaceについてのアドバイスとよくある質問(FAQ)」というWorkplaceの公開グループを作成します。社員はこのグループを使い、疑問に対する答えを見つけたり、問題を報告したりできます。
- エキスパートの協力を得て、彼らをグループ管理者に指名します。
- グループ内に投稿を固定して、Workplaceに関する質問の投稿や知っている質問への回答をするよう、社員を促しましょう。
- グループのモニタリングや必要に応じた支援をエキスパートに依頼します。
- ITチームにもグループのモニタリングを依頼し、必要に応じてトラブルシューティングのサポートを提供してもらいます。
- Workplace導入推進キットのアセットを使い、Workplaceのアドバイスとヒントを定期的にシェアしましょう。
主なポイント
- 既存のすべてのコミュニケーションチャネルを使います。例えば、デジタルチャネル(イントラネット、SMS、テレビ、デバイスのホームページ)、印刷メディア(ポスター、配付資料、実際の展示)、対面の機会(マネージャミーティング、各拠点のエキスパート、経営陣のタウンホールミーティング)などです。
- コミュニケーションプラン (導入前、導入、導入後) とプロモーション戦略を作成し、導入に向けて社員の期待を高め、導入後にはエンゲージメントを維持するようにします。
- 組織内でWorkplaceが果たす役割を経営陣が認めることが、社員がこのプラットフォームに登録して活動や貢献を行うことを後押ししてくれます。経営陣は多忙なので、早い段階から参画してもらい、十分な準備期間を確保することをおすすめします。
