Workplaceを初めてご利用になる方のためのガイド
これから紹介する6つのステップに従って、Workplaceの設定と利用を始めましょう。
Workplaceを初めてご利用になる方は、どこから始めればいいのか迷うかもしれません。これはそうした利用者に最適なガイドです。
Workplaceは、チームの共同作業、会社からの最新のお知らせのチェック、他のチームが行っている作業の進捗確認、社内での人脈づくりを支援するツールです。大変そうに感じるかもしれませんが、Workplaceはとてもシンプルです。このガイドでは、以下の内容について順を追って説明していきます。
- プロフィールを有効化する
- WorkplaceとWorkplaceチャットをダウンロードする
- プロフィールを設定する
- グループに参加し、グループを作成し、グループ内でつながる
- チャットを使って同僚と会話する
- お知らせを管理する
1.プロフィールを有効化する
メールからの有効化
会社のメールアドレスがある場合は、Workplaceへの招待メールを確認しましょう。メールに記載されたリンクをクリックし、指示に従ってプロフィールを有効化します。また、プロフィールを有効化する手順をこちらからダウンロードすることもできます。
アクセスコードを使った有効化
会社のメールアドレスがない場合は、会社からアクセスコードが支給されることがよくあります。以下の手順に従って、プロフィールを有効化してください。
- Workplace.comサイトにアクセスし、右上にある[ログイン]をクリックします。モバイルからアクセスしている場合は、上部のメニューから[ログイン]を選択します。
- [アクセスコードでアカウントを作成]を選択します。
- アクセスコードを入力します。
- ユーザーネームを設定し、固有のパスワードを作成します。
- グループに参加して、同僚をフォローします。
参加できるWorkplaceが複数ある場合は、アカウントごとに固有のプロフィールが設定されるため、個別にアカウントを有効化する必要があります。
2.モバイルアプリ2.モバイルアプリ
WorkplaceモバイルアプリやWorkplaceチャットモバイルアプリを利用すると、オフィス内でもオフィス外でもチームと簡単につながることができます。Apple StoreまたはGoogle Playストアからアプリをダウンロードして、重要なアップデートを見逃さないようにしましょう。
iOS:
Android:
3.Workplaceプロフィール3.Workplaceプロフィール
プロフィールを設定すると、重要な質問がある同僚が最適な質問相手を見つけられるようになります。仕事用の写真を追加して同僚に顔と名前を覚えてもらい、保有スキルを追加して自分の強みをアピールしましょう。また、簡単な自己紹介を追加して、同僚に自分のことをもっと知ってもらうこともできます。
以下はプロフィールの表示例です。
4.Workplaceグループ
グループはWorkplaceを構成する重要な要素です。コミュニケーションやコラボレーションを行うためのスペースで、最新情報を把握してつながりを維持するのに役立ちます。Workplaceグループの概要については、以下の動画をご覧ください。
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すでにいくつかのグループに参加している場合は、[ホーム]メニューにその一部が表示されます。
参加しているグループをすべて確認するには、[ホーム] メニューに移動して[もっと見る]をクリックします。次に、[グループ]をクリックします。
グループを作成する
新しいWorkplaceグループは誰でも作成できますが、その前に、検索機能を使ってそのグループがすでに存在していないかを確認してください。存在する場合は、そのグループに参加しましょう。存在しない場合は、グループを作成できます。グループを作成する際は、以下のいくつかの点を考慮してください。
グループの目的
Workplaceグループは通常、次のような目的で作成します。
- 会社全体、地域別、オフィス別のお知らせ
- 新商品の発表、マーケティングキャンペーン、成功事例など、部門からお知らせ
- チームやプロジェクトでのコラボレーション
- 上司と直属の部下の1対1のコミュニケーション
- 同じような興味・関心や経験を持つ同僚とつながるためのソーシャルコミュニケーション
プライバシー設定
Workplaceグループのプライバシー設定は、次の3種類が使えます。
- 公開: 公開グループは誰でも検索して、投稿を見たり、メンバーになったりすることができます。
- 非公開: 非公開グループは誰でも検索できますが、投稿を閲覧できるのはメンバーに限られます。
- 秘密: 秘密のグループに参加するには、招待を受ける必要があります。メンバーでない人にはグループを検索することも、投稿を閲覧することもできません。
組織のシステム管理者は、秘密のグループを含むすべてのグループを見ることができます。
以下の表を参考に、各グループタイプに最適なプライバシー設定を検討してください。
ご質問やご不明点な点がある場合は、自主学習コースのグループ習得の基本を利用して、Workplaceグループの詳しい使い方を学んでください。
グループ内のコミュニケーション
グループ内のコミュニケーションには投稿を使います。コメントによって議論を整理したり、数日後、数週後、数か月後でも簡単に見つけることができます。Workplace投稿の概要については、以下の動画をご覧ください。
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魅力的な投稿を作成して、必ず読んでもらえるようにするためのアドバイスをご紹介します。
- 投稿の書式設定オプションを使って長い文章の構成を整理したり、重要な情報をハイライトしたりします。
- 画像、動画、ファイルを投稿に追加します。他のメンバーは投稿に追加されたファイルのプレビューを見ることができます。PDFを追加した場合、他のメンバーはコメントやフィードバックを注釈として追加できます。グループ内の投稿に追加されたファイルはそのグループの[ファイル]タブに自動で保存され、後で簡単に見つけることができます。
- メンバーをタグ付けしてお知らせをトリガーするのは、自分の投稿を読んでもらう最も効果的な方法です。
- 勤務時間外に投稿するのは避け、投稿日時を指定して翌日に公開されるようにします。
- 投稿が非常に長い場合は、ノートを作成します。ノートでは、写真や動画を埋め込み、グループ編集を許可し、注目を集めるためにカバー写真を追加することができます。
その他のアドバイスや、Workplaceでの投稿をマスターするためのベストプラクティスについては、エンゲージメントと影響: 投稿のためのガイドをご覧ください。
5.Workplaceチャット5.Workplaceチャット
Workplaceでは、リアルタイムではないコミュニケーションには投稿を使います。投稿は、すぐに返答してもらう必要がない場合や、シェアする情報を後で簡単に見つけられるようにしたい場合に最適です。一方、リアルタイムのコミュニケーションにはWorkplaceチャットを使います。チャットは、早急に返答が欲しい場合や、同僚と気軽に会話したい場合に最適です。
チャットは1対1またはグループで開始でき、ファイル、写真、動画、GIFなどをシェアできます。また、意思決定をすばやく下すために、音声通話やビデオ通話に切り替えることもできます。メンバーが250人以下のグループでは、専用のチャットを用意して、チームのメンバーと簡単にコミュニケーションを取ることができます。Workplaceチャットの概要については、以下の動画をご覧ください。
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チャットの会話は流れが速いことが多いため、以下のアドバイスを参考に、重要な情報を逃さず把握できるようにしましょう。
- チャットメッセージを保存しておき、後で読めるようにします。
- 期限があるチャットメッセージにはリマインダーを設定します。
- チャットの上部に重要なメッセージを固定して、後で簡単に参照できるようにします。
- チャット会話を固定して、常に受信箱の上部に表示されるようにします。
このガイドをチェックして、Workplaceチャットを使うためのヒントとコツを学びましょう。
6.お知らせを管理する6.お知らせを管理する
Workplaceを使い続けていると、参加しているグループが増え、受信するお知らせの数が多くなります。お知らせの中には重要なものもあれば、それほどでもないものもあります。そこでWorkplaceでは、お知らせ設定を簡単に変更して業務を把握しやすくしています。以下で紹介するアドバイスの概要については、こちらの動画をご覧ください。
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お知らせの設定を変更する
プロフィール写真をクリックして、[設定]を選択します。次に[お知らせ]をクリックすると、お知らせの受信方法(アプリやメール)や受信するお知らせの種類を変更できます。
特定のグループのお知らせ設定を変更する
チームやプロジェクトなどのグループには、ソーシャルグループなどより注意を払う必要があります。グループのお知らせ設定は自動的に[ハイライト]に設定されますが、この設定を変更したい場合は、次の2つの方法があります。
- 個別に変更するには、各グループページで[…]ボタンをクリックして[お知らせ]を選択します。
- 一括で変更するには、[ホーム]メニューで[グループ]に移動し、[グループを一括管理]をクリックします。
最も重要なグループの優先順位を上げる
グループの優先順位を上げると、そのグループから受信したお知らせが受信箱の上部に表示され、新しい投稿がニュースフィードの上部に表示されるようになります。最も重要なグループの優先順位を上げる方法について、詳しくはこちらをご覧ください。
お知らせを絞り込む
1日の初めに、お知らせを[タグと返信]に絞り込むようにすると、自分がメンションされている投稿や自分が行った投稿やコメントへの質問やコメントを見逃すことがなくなります。その後、[未読]に切り替えれば、他の情報もすべて逃さずチェックできます。
Workplaceのお知らせの管理について、詳しくはこちらのガイドをご覧ください。
その他のリソースその他のリソース
- 利用できるすべてのWorkplaceヘルプと教育リソースについて、詳しくはこちらのガイドをご覧ください。
- Work Academyで、ライブトレーニング、製品デモ、自主学習コースなど、インタラクティブな学習機能を利用してください。
- Workplaceを仕事に活用する新しい方法については、仕事の進め方をご覧ください。
- Workplaceコミュニティにご参加いただくと、Workplaceを利用している他の組織のインサイトを入手できます。
