グループ管理者ガイド
Workplaceグループを設定して管理するための基本ガイドをご覧ください。
グループ管理者とは、Workplaceでグループを作成した人のことです。グループ管理者は、投稿の権限、プライバシー設定、メンバーの追加方法を含むそのグループの設定を管理できます。グループでのコミュニケーションの管理と指標のモニタリングについての新しい責任もあります。
このガイドでは、早期に成果をあげるためのグループの設定方法、すべてのグループメンバー向けにグループを効率的に管理する方法について順を追って説明します。
グループを設定する1.グループを設定する
Workplaceグループを作成する際は、いくつかの重要な事項を考慮する必要があります。
- グループの目的: そのグループを使用する目的は何ですか？
- プライバシー設定: グループとグループの投稿を誰が見ることができるようにしますか？
- 投稿の権限: グループで投稿できるメンバーは誰ですか？
グループの目的
グループは通常、次のような目的で作成します。
- 会社全体、地域別、オフィス別のお知らせ
- 次のような、ルーチン作業や共通するワークフロー
- 人事部のQ&AグループまたはITヘルプデスクグループ: メンバーが自分の質問への回答を見つけられるようにします。
- 設備グループ: 装置や設備の問題をすばやく効率的に報告できるようにします。
- シフト交代グループ: フロントラインの社員がシフトの交代をリクエストしたり、空いているシフトを選択できるようにします。シフト交代について、詳しくはヘルプセンターをご覧ください。
- 同じような興味・関心や経験を持つ同僚とつながるためのソーシャルコミュニケーション
- 部署、チーム、プロジェクトでのコラボレーション
- 新商品の発表、マーケティングキャンペーン、成約情報など、部門からのお知らせ
- 上司と直属部下の1対1のコミュニケーション
プライバシー設定
Workplaceグループのプライバシー設定は、次の3種類が使えます。
- 公開: 検索機能や投稿の閲覧を使って、誰でもグループを見つけることができます。公開グループのコンテンツは、あらゆる人のニュースフィードに表示される可能性があります。
- 非公開: 誰でもグループをWorkplace検索で見つけ、説明を見て参加をリクエストできます。投稿を閲覧できるのはメンバーのみです。
- 秘密: 秘密のグループに参加するには、招待を受ける必要があります。検索でグループを見つけて投稿を閲覧できるのはメンバーのみです。
注: システム管理者は、秘密のグループを含むすべてのWorkplaceグループを見ることができます。
以下の表を参考に、各グループタイプに最適なプライバシー設定を検討してください。
投稿の権限
グループの利用目的に応じて、グループで投稿できるメンバーを制限したり、すべての投稿で管理者の承認を必須にしたりできます。例えば、企業のお知らせグループは多くの場合、社内コミュニケーションチームが管理します。不要な情報を減らして最も重要な情報だけが投稿されるように、グループ管理者は投稿権限を「管理者のみ」に設定できます。次の権限設定から選択できます。
- すべての人: すべての人に投稿ツールボックスが表示され、投稿は自動的にグループに表示されます。
- 管理者のみ: グループに投稿できるのは管理者のみです。他のメンバーには、投稿ツールボックスは表示されません。
- 投稿の承認: すべての人に投稿ツールボックスが表示され、誰でも投稿できます。ただし、投稿がグループに表示されるのは、管理者やモデレーターが承認した場合のみです。
グループの投稿の権限を変更する方法について、詳しくはWorkplaceヘルプセンターをご覧ください。
グループを設定するためのその他の重要なステップ
考慮すべき最も重要な事項を設定したら、グループの目的とガイドラインをメンバーやそのグループにアクセスできる組織の他の利用者に明確に伝えられるようにします。
- グループの目的を明確に示す直感的にわかりやすい名前をグループに付けます。効果的な名前を付けることで、検索で簡単にグループを見つけてもらえるようになります。例えば、「マーケティングチーム」、「社内アナウンス」、「ヘルプセンターのフィードバック」、「ウェブサイトリニューアルプロジェクト」、「ITに関するQ&A」のような名前にします。
- グループの目的と想定するメンバーが明確に理解できるような説明を追加します。
- カバー写真を追加します。カバー写真でグループのイメージを示すことができます。チームグループ、お知らせグループ、ソーシャルグループの場合は、スタッフの写真を使用するのがおすすめです。カバー写真のサイズについては、こちらのガイドをご覧ください。
2.メンバーを管理する
グループメンバーを追加する
グループ管理者がメンバーを追加する方法は2つあります。
- 個別に招待: 同僚を個別に招待します。この設定は、小規模なチームグループに最適です。
- グループへの自動参加: プロフィールの条件に基づいてグループにメンバーを招待できます。グループへの自動参加については、後ほど詳しく説明します。
システム管理者も兼ねている場合、管理者用パネルから2つの方法でグループメンバーを管理できます。
- デフォルトグループ: 管理者はグループをデフォルトグループに設定し、組織の全員をそのグループに自動で追加できます。この設定は、全社レベルのお知らせなど、全員に関連するグループに最適です。グループをデフォルトグループに設定する方法については、ヘルプセンターをご覧ください。
- ユーザーセット: システム管理者はユーザーセットを作成して、場所、部署、部門などに基づいて組織のメンバーを整理できます。設定した条件に合うメンバー全員が、ユーザーセットに自動で追加されます。システム管理者はユーザーセットをグループに割り当て、プロフィールの条件に基づいてメンバーをグループに自動で追加できます。ユーザーセットの作成方法については、ヘルプセンターをご覧ください。
グループへの自動参加
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大規模なグループで組織に加わるメンバーの追加、役割の変更、新しい場所への移動に1人ずつ対応するとなると、時間がかかりすぎます。グループへの自動参加を使うと、より簡単にメンバーを管理できます。
グループへの自動参加を使うと、グループ管理者は場所、部署、役割などのプロフィール情報に基づいてメンバーを関連するグループに自動で追加するルールを設定できます。ルールを作成して適用すると、グループへの自動参加は次の2つの方法で機能します。
- 設定した条件に合うメンバー全員が、グループに自動で追加されます。
- プロフィール情報に変更があり、グループメンバーのルールに設定された条件と合わなくなったグループメンバーは、自動的にグループから削除されます。グループからメンバーを削除すると、その人にお知らせが届きます。
もちろん、どのようなルールにも必ず例外があります。グループへの自動参加ルールで定義したプロフィール条件に合わないグループメンバーを追加したい場合は、メンバーを手動で1人ずつ追加できます。
グループへの自動参加ルールの設定の詳しい手順については、ヘルプセンターをご覧ください。
グループへの自動参加を使用するには、システム管理者がそのWorkplaceグループに対してグループへの自動参加を有効にする必要があります。グループへの自動参加を有効にする前に、システム管理者はWorkplaceコミュニティメンバーのプロフィールフィールドが入力されていることを確認します。グループへの自動参加は場所、部署、部門などのプロフィール情報(プロフィールフィールド)に依存します。プロフィールフィールドについて、詳しくはシステム管理者ガイドをご覧ください。Workplaceでグループへの自動参加を有効にする方法は、Workplaceヘルプセンターをご覧ください。
メンバーリクエスト
公開グループは、組織内の誰もがメンバーリクエストなしに参加できるように自動で設定されます。この設定を変更して、グループメンバーのみ、またはグループ管理者やモデレーターのみがメンバーを承認できるように制限できます。
非公開グループと秘密グループは、すべてのメンバーが新規ユーザーを承認または招待できるように自動で設定されます。この設定を変更して、管理者とモデレーターのみが新規ユーザーを承認できるように制限できます。
メンバーの事前承認
他のグループのメンバーからの参加リクエストを自動で承認して、時間を節約することができます。例えば、プロジェクトチームの管理者がチームのグループを事前承認すれば、すべてのメンバーが簡単にグループに参加できるようになります。
メンバーリクエストのお知らせ
非公開グループや秘密のグループでは、誰かがグループへの参加をリクエストするとお知らせが届きます。このお知らせを利用してメンバーリクエストを承認してください。
メンバーリクエストのお知らせはオフに設定できますが、オフにはしないことをおすすめします。お知らせをオフにすると、メンバーリクエストを見落としてしまい、リクエストをした利用者がグループに参加できるまで長時間待たされる可能性があるからです。お知らせをオフにした場合は、グループの管理オプションからリクエストを処理できます。
グループ管理者を追加する
グループごとに2人以上の管理者を設定することをおすすめします。「会社からのお知らせ」などの大規模なグループでは、コミュニケーションやリクエストへの対応により多くの管理者が必要になる場合もあります。他の人をグループの管理者にする方法は次のとおりです。
- グループで、グループ名の下にある[メンバー]をクリックします。最初に[もっと見る]をクリックする必要がある場合もあります。
- 管理者にする同僚の名前の横にある[...]をクリックします。
- [管理者にする]をクリックして、選択内容を確定します。
3.コンテンツを管理する
報告されたコンテンツ
グループ管理者は、メンバーから報告されたコンテンツを管理する責任があります。投稿やコメントに関する報告がメンバーから寄せられると、[管理オプション]の[メンバーから報告されたコンテンツ]セクションにその報告が表示されます。管理者はその投稿やコメントを残すか削除するかを判断して処理したり、そのコンテンツを作成したメンバーをミュート、削除、ブロックしたりできます。
投稿の表示順を設定する
最も重要なコンテンツを簡単に見つけられるように、グループフィードで投稿を表示する順番を選択できます。表示順を設定するには、[管理オプション]で[設定]に移動し、[デフォルトの投稿の表示順]まで下にスクロールします。2つのオプションから選択できます。
- 新しいアクティビティ: 最新のコメントが付いた投稿がグループフィードで最初に表示されます。
- 最近の投稿: 新規投稿が常にグループフィードの一番上に表示されるようになります。
投稿の承認
グループの投稿権限を[管理者の承認が必要]に設定すると、グループのメンバーが投稿をシェアしようとするたびに管理者にお知らせが届きます。[管理オプション]で[承認待ちの投稿]に移動し、投稿を確認して承認したり却下したりできます。
学習ガイド
すべてのグループに[学習]タブがあり、グループでシェアする基本トレーニングや教育コンテンツを整理してガイドを作成できます。学習ガイドにクイズを追加したり、ガイドの完了状況をトラッキングすることもできます。
このタブは最初はグループ管理者以外には見えませんが、グループ管理者がこのタブにコンテンツを追加すると全員に表示されるようになります。
学習ガイドのしくみについて、詳しくはワークアカデミーの自主学習コースをご覧ください。
4.統合を設定する4.統合を設定する
グループ管理者は、統合機能を追加してグループメンバーに利用してもらうこともできます。ファイル共有サービスの統合は、あらゆるグループに役立つだけでなく、チームグループやプロジェクトグループ、それにフィードバックを目的とした部門横断グループにとって非常に重要な機能です。ファイル共有サービスを統合すると、自分の作業を簡単にシェアできるようになります。また、他の利用者からフィードバックを受けるのにも役立ちます。グループメンバーは、自分にアクセスが与えられたコンテンツだけを閲覧できます。
メディアの統合は、ディスカッショングループに最適な機能です。興味深いニュースを簡単にシェアしたり、メンバー同士で意見を交換したりできるようになります。公開の「業界ニュース」グループを作成し、そのグループで記事をシェアしてお互いが最新情報を確認できるようにメンバーを促します。
5.エンゲージメントをモニタリングする
[グループインサイト]には、エンゲージメントのモニタリングに利用できるインタラクティブなダッシュボードが3つあります。それぞれのレポートをダウンロードして、メンバーによるグループの利用状況を詳しく確認できます。
グループのインサイトでは、以下をトラッキングできます。
- メンバーの増加: メンバーの増加とグループへの参加リクエストです。
- エンゲージメントの詳細: 一定期間の投稿、コメント、リアクションを測定し、メンバーによるエンゲージメントが最も高い日時を確認します。また、グループの人気投稿も確認できます。
- メンバーの詳細: トップコントリビューターを確認します。
- 学習: ガイドと教育投稿の完了状況をトラッキングします。
これらのデータを使用すると、トップコントリビューターを簡単に特定してその利用者とやり取りしたり、役員からの重要な投稿を利用者の多い曜日や時間に公開するようにスケジュール設定したりできます。最大60日分のレポートを取得できるため、さまざまなアクションの効果をトラッキングして、効果があったアクションを見極めることが可能です。
6.グループをアーカイブする6.グループをアーカイブする
必要がなくなったグループや使われなくなったグループをアーカイブすることは重要です。グループをアーカイブすれば、検索結果が膨大な件数になるのを防ぐことができ、社員は探しているアクティブグループを簡単に見つけられるようになります。グループがアーカイブされても、メンバーは引き続きそのグループページのすべてのコンテンツにアクセスできます。
グループをアーカイブするには:
- アーカイブするグループに移動してカバー写真の下の[...]をクリックし、[管理オプション]をクリックします。
- [グループをアーカイブ]まで下へスクロールし、その横の[アーカイブ]をクリックします。
- [確認]をクリックします。
その他の参考リソース
- Workplace学習ウィザード: 数問の簡単な質問に答えると、それぞれの人の興味・関心、ニーズに合わせてリソースを見つけることができます。
- ヘルプの見つけ方: 利用可能な Workplaceヘルプと教育リソース、Workplaceチームメンバーから回答を受ける方法についてご紹介します。
- エンゲージメントと影響: 投稿のためのガイド
- Workplace from Metaを有効活用する
- 仕事の進め方:Workplaceを仕事に活用する新しい方法についてご覧ください。
- ヘルプセンター: 詳しい説明や、よくある質問への回答を確認できます。
