システム管理者ガイド: メンバーの管理
管理者用パネルからWorkplaceの利用者を管理する方法を説明します。
利用者を追加する
利用者を追加する
利用者の追加について、詳しくは技術リソースをご覧ください。
管理者用パネルの[メンバー]ページにアクセスします。ここで利用者を追加できます。Workplaceに利用者を追加する方法は、以下の3種類です。
招待の設定を選択する招待の設定を選択する
Workplaceに参加するユーザーを管理するには、次の管理者向け招待設定からいずれかを選択します。
- 招待された人のみ参加可能: 管理者またはアクティブなユーザーから招待された人のみ参加できます。
- 以下のドメインのすべての人が参加可能: 認証済みまたは許可リスト内のドメインのユーザーであれば、招待なしで誰でも参加できます。
新規社員の追加または追加リクエストはどのユーザーも行えますが、アクセスリクエスト設定の影響を受けます。管理者が選択するアクセスリクエスト設定には3つのオプションがあり、それによって新規ユーザーがWorkplaceに参加する際の認証方式が決まります。
- Workplaceへの参加リクエストにはすべて管理者の承認が必要: 管理者以外のユーザーによる招待は、管理者の承認を受ける必要があります。
- これらのドメインからのリクエストを自動承認する: 認証済みまたは許可リスト内のいずれかのドメインの社内メールアドレスを持つすべての人にWorkplaceを開放する場合は、このオプションを選択します。
- すべてのリクエストを自動承認する: 新規ユーザーは全員、管理者の承認なしでWorkplaceに参加できます。
プロフィールフィールド
プロフィールフィールドは、Workplaceの設定を効果的に行ううえで非常に重要です。Workplaceでは自動的に、名前、役職、チームといった特定のフィールドが入力必須に設定されます。ただし、以下のWorkplace機能を利用してWorkplaceを最大限に活用するためには、より多くのプロフィールフィールドに入力することをおすすめします。
- コミュニティをユーザーセットに整理すると、システム管理者はユーザーセットをグループに割り当て、メンバーの追加や削除を自動的に行えます。
- システム管理者の助けがなくてもグループ管理者が自分のグループのメンバールールを設定できるように、グループ管理者に権限を付与します。グループのメンバールールを使うと、プロフィール情報に基づいてメンバーの追加と削除を自動化できます。グループメンバーの自動化について、詳しくはこちらをご覧ください。
- 組織図を設定すると、連絡すべき相手を誰でも簡単に見つけられるうえ、新入社員が組織構造を理解できるようになります。
- ユーザーセットを使い、適切なメンバーにアンケートを送信します。
コミュニティメンバーを含めます。これらのプロフィールを編集する方法は、選択することもできます。次のオプションがあります。
- クラウドアイデンティティプロバイダー: この統合を設定すると、クラウドアイデンティティプロバイダーで管理されるプロフィールへのすべての変更がWorkplaceに反映されます。
- 管理者のみ: アクセス権のある管理者のみが、手動またはスプレッドシートのアップロードにより、このプロフィールフィールドを編集できます。
- プロフィール所有者: 個人が自分自身のプロフィールフィールドをアップデートできます。他の利用者に代わって、管理者もこのプロフィールフィールドを編集できます。
Workplaceコミュニティで入力すべきプロファイルフィールドを定義した後は、いくつかの方法でWorkplaceにその情報を追加できます。
- Workplaceをクラウドアイデンティティプロバイダーにリンクする。これによって事実上、クラウドアイデンティティプロバイダーに保存されたすべてのプロフィール情報を、Workplaceに取り込むことができます。入力を定義したプロフィールフィールドがクラウドアイデンティティプロバイダーにない場合、スプレッドシートを使う必要があるかもしれません。また、クラウドアイデンティティプロバイダーが管理するフィールドを、手動で上書きできない場合もあります。
- スプレッドシートをアップロードして手動で追加する: 管理者用パネルの[メンバー]ページに移動し、提供されたテンプレートを利用してCSVをインポートします。
- 社員情報を1つずつアップデートして手動で追加する: この操作は、管理者用パネルの[メンバー]ページから実行できます。情報を編集する社員の名前の右にある[…]をクリックし、[メンバー情報を編集]を選択します。
利用者のアカウントを利用解除する
管理者用パネルの[メンバー]ページから、利用者のアカウントを利用解除できます。アカウントを利用解除された人は利用解除の4日後にグループから削除され、プロフィールやコンテンツの表示順位が大幅に低下します。ただし、過去の投稿はそのまま残るため、アカウントが利用解除されても情報は失われません。
アカウントを完全に削除する場合は、ダイレクトサポートにお問い合わせください。アカウントを削除すると、そのアカウントに関連するすべてのデータと投稿が失われます。重要なコンテンツが失われないよう、アカウントは削除せずに、利用解除することをおすすめします。
管理者の役割管理者の役割
システム管理者は、管理者用パネルの[管理者]セクションから、同僚に管理者の役割を割り当てることができます。管理者の役割は、他に次の4種類があります。
さまざまな管理者の役割について、詳しくは技術リソースをご覧ください。
- アナリストは、レポートを生成してWorkplaceの利用状況やコンテンツをトラッキングできます。誰でもアナリストになることができますが、Workplace導入チームのメンバーにこの役割を割り当てることをおすすめします。
- アカウントモデレーターは、プロフィールの確認と編集、利用者のアカウントの作成と停止ができます。この役割はサポートチームのメンバーに最適です。
- コンテンツモデレーターは、すべてのグループの確認と削除、コンテンツの管理ができます。コンテンツモデレーターは通常、人事チームのメンバーに割り当てます。
- カスタムロールは、必要に応じて作成できます。
