ワークフローとグループの構造
グループは、チームメンバーが集まって仕事を進める場となる、Workplaceの中心的な存在です。
メリット
導入前にコアグループを設定してメンバーを追加しておくと、メンバーは初めてログインした際に、設定済みのアクティブなWorkplaceを確実に利用できます。これにより、Workgroupの利用価値をすぐに示し、日常業務にWorkplaceグループを使用する方法をコミュニティに理解してもらうことができます。
情報ライブラリに重要な情報を保存することも、Workplaceを定着させるうえで大切な鍵になります。Workplaceで情報ライブラリを構築すれば、組織内の情報を一か所にまとめることができます。ここには、会社の重要なリソース(情報ライブラリ)と動的なアップデート(Workplaceグループ)の両方を保存できます。こうすることで、社内での意思統一が容易になり、重要な情報を安全に保存し、社員のエンゲージメントを高めることができます。
戦術のハウツー戦術のハウツー
グループ
Workplaceグループを作成する際は、いくつかの重要な項目を考慮する必要があります。
- グループの目的
- プライバシー設定
- 投稿の権限
- グループメンバー
グループの目的
グループは通常、次のような目的で作成します。
- 会社全体、地域別、オフィス別のお知らせ
- 次のような、ルーチン作業や共通するワークフロー
- 人事のQ&AグループまたはITヘルプデスクグループ: 社員が自分の質問への回答をすばやく見つけられるようにします。
- 設備グループ: 装置や設備の問題をすばやく効率的に報告できるようにします。
- シフト交代グループ: フロントラインの社員がシフトの交代をリクエストしたり、空いているシフトを選択できるようにします。シフト交代について、詳しくはヘルプセンターをご覧ください。
- 同じような興味・関心や経験を持つ同僚とつながるためのソーシャルコミュニケーション
- 部署、チーム、プロジェクトでのコラボレーション
- 新商品の発表、マーケティングキャンペーン、成約情報など、部門からのお知らせ
- 上司と直属部下の1対1のコミュニケーション
導入時のグループ構造を、早いうちから定義して作成します。導入時には、お知らせグループ、ルーチン作業や共通するワークフロー、幅広いチームや部署のグループを設定し、メンバーを追加しておくことをおすすめします。こちらのグループの構造テンプレートを参考にしてください。
全社レベルの広範なお知らせやソーシャルグループ(「[企業名]ソーシャル」など)では、コンテンツカレンダーを準備して、メンバーがWorkplaceでチェックする会社の最新情報や投稿が定期的に更新されるようにします。社内キャンペーンやコミュニケーションのアイデアについては、ツールキットをご覧ください。
プロのアドバイス: すべてのグループを検索で見つけやすくするため、標準の命名規則を設けましょう。
プライバシー設定
Workplaceグループのプライバシー設定は、次の3種類が使えます。
- 公開: 誰でもグループの検索や投稿の閲覧ができます。公開グループのコンテンツは、あらゆる人のニュースフィードに表示される可能性があります。
- 非公開: 誰でもグループをWorkplace検索で見つけ、説明を見て参加をリクエストできます。投稿を閲覧できるのはメンバーのみです。
- 秘密: 秘密のグループに参加するには、招待を受ける必要があります。検索でグループを見つけて投稿を閲覧できるのはメンバーのみです。
システム管理者は、管理者用パネルの[グループ]で、秘密のグループを含むすべてのWorkplaceグループを見ることができます。
以下の表を参考に、各グループタイプに最適なプライバシー設定を検討してください。
投稿の権限
Workplaceグループを作成した人は、自動的にグループ管理者になります。グループ管理者は、グループ設定の更新、メンバーリクエストの管理、グループインサイトへのアクセスなど、そのグループに関連する主要機能を管理できます。グループ管理者のオプションを表示するには、
- グループに移動し、画面右上の[...]をクリックします
- [管理オプション]を選択します
投稿の権限は、[管理オプション]の[設定]ページでグループ管理者が管理します。次の権限設定から選択できます。
- すべての人: すべての人に投稿ツールボックスが表示され、投稿は自動的にグループに表示されます。
- 管理者のみ: グループに投稿できるのは管理者のみです。他のメンバーには、投稿ツールボックスは表示されません。
- 投稿の承認: すべての人に投稿ツールボックスが表示され、誰でも投稿できます。ただし、投稿がグループに表示されるのは、管理者やモデレーターが承認した場合のみです。
企業のお知らせグループは多くの場合、社内コミュニケーションチームが管理します。不要な情報を減らして最も重要な情報だけが投稿されるように、グループ管理者は多くの場合、投稿権限を「管理者のみ」に設定します。投稿権限の選択は、投稿の重要性やグループの管理方法に基づいて行います。
グループメンバー
グループのメンバーを管理するには、いくつかの方法があります。
- 個別に招待: 同僚を個別に招待します。この設定は、小規模なチームグループに最適です。
- デフォルトグループ: グループをデフォルトグループに設定すると、組織の全員が自動的にそのグループに追加されます。この設定は、全社レベルのお知らせなど、全員に関連するグループに最適です。システム管理者は、管理者用パネルからグループをデフォルトグループに設定できます。利用方法については、ヘルプセンターをご覧ください。
- ユーザーセット: ユーザーセットを使って、場所、部署、役割などに基づいて組織のメンバーを整理します。設定した条件に合うメンバーは、全員がユーザーセットに自動的に追加されます。ユーザーセットをグループに割り当て、プロフィールの条件に基づいてメンバーをグループに自動で追加できます。ユーザーセットの作成方法について、詳しくはヘルプセンターをご覧いただくか、下の動画をご覧ください。
情報ライブラリ
Workplaceの情報ライブラリにより、組織の企業リソースの作成やキュレーションができるため、社員は簡単にリソースを発見して有効に活用できるようになります。多くの場合、組織は情報ライブラリに次のような情報を保存します。
- 福利厚生、経費、有給休暇、出張に関するポリシー
- 社員向けハンドブックやオンボーディング資料
- 会社のミッションや価値、ブランドガイドライン、通年および四半期の目標に関するリソース
- ダイバーシティとインクルージョンに関するポリシーとリソース、心身の健康に関するコンテンツ
情報ライブラリの構築はシンプルで、コーディングは必要ありません。コンテンツを作成したら、プロフィール情報やグループメンバーのフィルターを使い、情報ライブラリのカテゴリーを適切なメンバーとシェアできます。Workplaceにメンバーを招待する前に、コンテンツ表示権限を設定しておくことをおすすめします。これにより、社員がWorkplaceに初めてログインした際に、関連するリソースにアクセスできるようになります。
簡単な概要は、下の動画をご覧ください。情報ライブラリの計画と展開に必要なあらゆる情報については、情報ライブラリリソースハブをご覧ください。
主なポイント
- 導入時のグループ構造を定義した後、導入に向けてグループを設定する。
- 大規模なグループ向けのコンテンツカレンダーと戦略を定義する。
- グループに参加する人と投稿を閲覧できる人に基づいて、グループの適切なプライバシー設定を特定する。
- コンテンツのクオリティ管理のモデレーションが必要なグループを選択する。
- 導入前に、適切なグループにメンバーを追加する。
- 情報ライブラリで主要な企業リソースを構築し、導入前にグループとリソースをシェアする。
