Workplaceの導入を推進するための10の戦略
組織での導入を推進するのに役立つアドバイスと戦略をご紹介します。
新しいツールを企業に導入する際に最も難しいのは、全社に浸透させることです。業務の習慣は簡単には変えられないのがその理由ですが、変えることができれば、大きな見返りが期待できます。Workplaceの場合、導入が進んで利用が活発になれば、社員が知見や情報を活用しやすくなり、社内のコミュニケーションも行き届きやすくなり、チームや地域を越えた関係構築の機会も増えます。
組織内でWorkplaceの導入が思うように進んでいない場合は、こちらのガイドを参考にしてください。こちらのガイドでは、Workplaceでより多くの社員を活性化し、積極的な参加を促すための10の重要な戦略をご紹介します。
1.Workplaceをオンボーディングプロセスに組み込む1.Workplaceをオンボーディングプロセスに組み込む
以下の方法で、Workplaceを組織の既存のオンボーディングプロセスに組み込みます。
- プロフィール有効化の手順を入社初日に新入社員に伝える。アクセスコードを用いたプロフィール有効化の手順についてはこちらをクリック。
- Workplaceの新入社員オンボーディンググループで新入社員と交流する。
- オンボーディング資料を情報ライブラリに格納する。
社員のオンボーディングでのWorkplaceの使い方について、詳しくはこちらをご覧ください。
2.チーム管理者に参加してもらう2.チーム管理者に参加してもらう
チーム管理者の影響力は非常に大きいため、管理者が日常業務の場をWorkplaceに移せば、部下も後に続くはずです。Workplaceがチームにもたらすメリットをチーム管理者に伝えましょう。重要なポイントを以下にご紹介します。
- Workplaceは、作りがシンプルで、操作性に馴染みがあり、簡単に使いこなせる: このため、チームの誰もが議論に参加し、協業し、最新の情報を把握できます。
- Workplaceを使えば、組織内でのチームの存在感が高まる: 「マーケティング情報共有」などの名前でチームのお知らせグループを作成すれば、これまで以上に多くの社員に成約事例や成功体験を伝えることができます。
- Workplaceでは同期型と非同期型の両方のコミュニケーションが可能: チャットやビデオ通話を使えば、その場で疑問を解消し、リアルタイムに協業できます(同期型)。反対に、今すぐ回答は必要ないが、数日後、数週間後、あるいは数か月後に簡単に情報を見返せるようにしたい場合は、投稿が最適です(非同期型)。
チーム管理者の参加をさらに促すには、非公開または秘密のグループ「[会社名]のチーム管理者」を作成するのが効果的です。そのグループでは、マネジメントのベストプラクティスを共有したり、チーム管理者同士で知見や教訓を共有できるよう投稿を促したりします。
Workplaceへのチーム管理者の参加をサポートするのに役立つ、おすすめのリソースを以下にご紹介します。
- チーム管理者ガイド: Workplaceを使用したことがない管理者向けのクイックスタートガイドです。
- Workplace from Metaでチームを管理する: Workplaceでチームや部署を管理する方法について学べるインタラクティブなeラーニングコースです。直属の部下との1対1のコミュニケーションから、社外ステークホルダーとの関係管理までをカバーしています。
- ハイブリッドチームをサポートする: こちらのダウンロード可能なツールキットでは、弊社リサーチチームの調査結果と、ハイブリッドチーム(リモート勤務とオフィス勤務者が混在)のパフォーマンスを高めるためのベストプラクティスを知ることができます。
3.未取得のアカウントに毎週リマインダーを送信する
招待を受けたのにまだアカウントをアクティブ化していないメンバーには、リマインダーを送信しましょう。Workplaceでの手順は以下のとおりです。
- [管理者用パネル]の[メンバー]ページに移動します。
- 画面右上にある[…]メニューをクリックします。
- [アカウント取得のお知らせを送信]を選択します。
- 未取得のすべてのアカウントにお知らせを送信するか、CSVテンプレートを使って特定のアカウントにのみ取得をリマインドするかを選択します。
- 社員や組織全体にとってのWorkplaceならではのメリットにフォーカスし、個々人に合わせた招待文を作成します。
- [送信]をクリックします。
リマインダーは、宛名差し込み機能を使って経営幹部から送信することもできます。取得を促すリマインダーが組織のトップ層から届けば、Workplaceの典型的な招待メールよりも社員の目に留まりやすくなります。また、Workplace上でのコミュニケーションと交流が組織としての優先事項であることも全社に伝わります。
4.プラグインを使ってWorkplaceのコンテンツを他のツールに共有する4.プラグインを使ってWorkplaceのコンテンツを他のツールに共有する
プラグインを使用すると、管理者はWorkplace上の投稿やグループフィードをSharePointや社内のウェブサイトあるいはイントラネットに安全に共有できます。プラグインにより、会社からの重要な情報が社員の目に触れやすくなり、コンテンツの届く範囲も広がります。
元のプライバシー設定を維持するため、Workplaceプラグインで共有されたコンテンツはWorkplaceにログインしているブラウザーでしか閲覧できません。これにより、Workplace以外の社内チャネルに共有された重要なコンテンツを閲覧するときに、より多くの社員がWorkplaceにログインするようになります。プラグインについて、詳しくは技術リソースをご覧ください。
5.社内のリソースを情報ライブラリで一元管理する
以下のような重要な社内リソースをWorkplaceにまとめましょう。
- 福利厚生、経費、有給休暇、出張に関するポリシー
- 社員向けハンドブックやオンボーディング資料
- 会社のミッション、価値観、目標
- ダイバーシティとインクルージョンや、心身の健康に関するリソース
- チームや部門のリソース
こうしたリソースを1か所に保存することで、社員の手間が省け、誤った情報が広がるのも防げます。それだけでなく、Workplace上ですでに行われている会社からの重要な告知、社内広報、およびコミュニティの構築が、より多くの人の目に留まるようになります。情報ライブラリについて、詳しくは情報ライブラリリソースハブをご覧ください。
6.取得率競争を行う
チーム、部署、地域間で取得率を競わせて、プロフィールのアクティブ化を促しましょう。最も高い取得率を達成したところには、ランチのケータリングやギフトカードなどの商品を進呈します。
- [管理者用パネル]の[インサイト]に移動し、[メンバー]タブを表示します。
- 下の方にある[Workplace全体のメンバー]テーブルまでスクロールして、地域、部署、役割ごとの取得率を確認します。
- 競争の形式や優勝賞品を決めます。
- 各リーダーに競争のルール、期間、賞品を告知します。それぞれの地域、チーム、または部署の現在の取得率と、順位にかかわらず取得率80%以上を達成した場合の賞品も併せて伝えましょう。
- リーダーをフォローし、成果をトラッキングします。
- 各チームを表彰し、成果を公表します。
慈善団体への寄付をプロフィールアクティブ化の動機付けにしている組織も多く存在します。例えば、プロフィールが1件アクティブ化されるたびに組織が重要な慈善活動に1ドルを寄付する、などです。
7.日常業務をWorkplaceに移行する7.日常業務をWorkplaceに移行する
日々の業務のうち、Workplace上で行えるものについてはグループを作成しましょう。いくつかアイデアをご紹介します。
- 人事Q&Aグループ、ITヘルプデスクグループ: 社員が迅速に疑問を解消できるようにします。
- 設備グループ: 装置や設備の問題を素早く効率的に報告できるようにします。
- シフト交代グループ: フロントラインワーカーがシフト交代をリクエストしたり、シフト交代を引き受けたりできるようにします。シフト交代について、詳しくはヘルプセンターをご覧ください。
ボットを使用すれば、反復的作業やワークフローをWorkplace上で直接自動化できます。例えば、Azuronautが提供するWorkplace Zendesk Botを導入すると、WorkplaceグループとWorkplaceチャットの両方でITサポートチケットの作成と最新情報の受信ができるようになります。
Workplace上での社員間の交流を促す方法としては、コンテンツ共有の統合も非常に効果的です。統合を利用することで、アクセス許可が付与されたWorkplace上のグループメンバーに、SharePoint、Googleドライブ、Dropbox、Boxなどのツールからファイルを共有できます。利用可能な統合については、統合ディレクトリですべて確認できます。
8.経営幹部によるライブのQ&Aセッションを開催する
Q&Aは、社員が経営陣に質問して直接コミュニケーションを取れる、またとない機会です。そのため、社員をWorkplaceに参加させる戦略として非常にポピュラーです。
ライブ動画は、全社に動画を配信するためのスマートフォンまたはコンピューターが1台あれば利用できます。CEOによる簡単なQ&Aや、社外のゲストを交えたパネル形式のセッションを開催しましょう。ライブ動画で社員のエンゲージメントを高めることに成功した、Workplaceのお客様5社の事例も参考にしてください。
Workplaceのライブ動画を用いた社内イベントの開催について、必要な情報はすべてライブ動画リソースハブにまとまっています。
9.職場にリマインダーを掲示する
さまざまなポスター、1ページ資料、その他のプリントメディアの中から掲示するものを選び、Workplaceを全社に浸透させましょう。提供中の導入促進用の素材はすべてこちらにまとまっています。
10.IT周りで工夫してみる10.IT周りで工夫してみる
IT部門の協力のもと、会社の管理下にあるデバイスに変更を加えてWorkplaceへの参加を促してみましょう。いくつかアイデアをご紹介します。
- Workplaceをウェブブラウザーのデフォルトのホーム画面にする。
- ユーザーのデスクトップの背景を変更し、Workplaceへの参加を促すスクリーンセーバーを全コンピューターに追加する。
- WorkplaceをOffice 365のアプリ起動ツールに追加する。
- MSIを使って、会社の管理下にあるすべてのマシンにWorkplaceチャットアプリをインストールする。詳しくは技術リソースを参照。
Workplaceの導入を進めるのは時間のかかる作業です。以上に紹介した戦略以外にも、個々の組織で効果を発揮し得る戦略はまだまだあります。このカスタマーリソースセンターやワークアカデミーで提供されているリソースをチェックして、組織や社員がWorkplaceを最大限に活用するための新たな方法を探ってください。参考になるリソースをいくつかご紹介します。
- 称え合う文化を広める): Workplace内で@メンション、アチーブメント投稿、「ありがとうを送信」機能、評価グループを活用して、感謝や称え合う文化を広めましょう。
- 社内文化の担い手のためのツールキット: 組織の価値観を体現し文化を支えている社員を、このダウンロード可能なキャンペーンキットを使って称えましょう。
- 経営陣の可視性とアクセシビリティ: 経営陣が参加すれば、組織全体を参加へと向かわせる流れが生まれます。経営陣がWorkplaceを使って透明性の模範を示し、会社の文化を作るための方法をご紹介します。
- ライブタウンホールのプレイブック: このPDFガイドには、Workplaceのライブ動画でタウンホールイベントを開催する際に把握しておくべきことがすべて網羅されています。ダウンロードしてご覧ください。
- 投稿の基礎理論: 重要な投稿のタイプや投稿すべき内容、確実に読んでもらえるように投稿を目立たせる方法について学びましょう。
