導入を成功させるために
Workplaceを組織に導入する際は、「成功に導く5つの柱」に沿って進めてください。
「成功に導く5つの柱」は、Workplaceを導入した膨大な成功事例に基づいて開発された手法です。各項目を予定導入日から30日以内に完了することで、Workplaceに自立した活発なコミュニティを作ることができます。5つの柱の概要を以下にご紹介します。スキップして各項目の詳細な情報に進む場合は、目次から移動してください。
1. 経営陣の積極的な関与1. 経営陣の積極的な関与
社員の関与と信頼を高めるためには、経営陣が模範を示して先導し、この取り組みをサポートする姿勢を見せることが欠かせません。以下のベストプラクティスを参考にしてください。
- 主要経営陣向けのワークショップを開催して、Workplace導入の目標と使い方を紹介する。
- CEOによる歓迎メッセージの動画を投稿して、全メンバーがWorkplaceに初めてログインした際に表示されるようにする。
- Workplaceを導入した週に、CEOによるWorkplaceでのライブ配信を行う。ライブイベントの宣伝では既存のチャネルをすべて使用し、Workplaceプロフィールをアクティブにするようメンバーに促します。
2. 技術面の統合
技術面の統合を強化すると、Workplaceを安全に利用でき(例: 新規メンバーのアカウントの有効化と退職者のアカウントの無効化が自動で行われる)、コミュニティ維持のための管理作業の負担を減らせます。Workplaceを成功に向けて設定するために自社のITチームが実行すべきすべての手順については、技術的な設定ガイドをご覧ください。
3. ワークフローとグループの構造3. ワークフローとグループの構造
グループを作成する際は実際の組織構造を反映させるようにすると、重複するグループや使用されないグループが作成されるのを防止できます。主なグループについては命名規則を定め、検索しやすくすることをおすすめします。以下のベストプラクティスを参考にしてください。
- 主な仕事用グループを作成し、それぞれに関連するメンバーを追加する
- ルーチン作業や共通するワークフローをWorkplaceに取り込む(HRやITヘルプデスクへの質問など)
- 全社および個別チーム向けのお知らせグループを作成し、コンテンツの品質を管理する
4. コミュニケーション戦略
Workplaceの役割を、組織が導入する「数あるツールの1つ」に留めてはいけません。社員にとってのメリットと、Workplaceがビジネスゴールの達成にどのように役立つかを示して、Workplaceを利用すべき理由を明確に伝えましょう。コミュニケーション戦略には、複数のチャネル(オンライン、印刷物、Workplaceなど)と、導入前、導入時、導入後のメッセージを含めます。導入のためのコミュニケーションプランのテンプレートを使って、自社のコミュニケーション戦略を立てましょう。
5. 初期導入者とトレーニング5. 初期導入者とトレーニング
各地域や各部署の初期導入者とインフルエンサーにチェンジマネジメントをサポートしてもらうことで、確実にWorkplaceの価値が短期間で理解され、管理者側の作業を軽減できるようになります。全社員数の5～10%を初期導入者とすることをおすすめします。以下のベストプラクティスを参考にしてください。
主なポイント主なポイント
「成功に導く5つの柱」を取り入れることで、Workplace導入後の利用率とエンゲージメントを高めることができます。
- 経営陣の積極的な関与: Workplaceでのエンゲージメントの模範をどのように示すべきかを、経営陣が理解している必要があります。
- 技術的な統合: 自社の既存ITシステムと統合することで、Workplaceを成功に向けて設定します。
- コンテンツとグループの構造: グループとコンテンツの基盤を作成してから、社員をWorkplaceに招待します。
- コミュニケーション戦略: 導入に向けた社内での宣伝プランを作成します。
- 初期導入者とトレーニング: 社内のチェンジマネジメントエキスパートを特定して、同僚にWorkplaceを普及させるための知識やツールを提供します。
