リモートワークだからと言って、孤独を感じながら仕事をする必要はありません。ちょっとした計画と適切なテクノロジーがあれば、リモートワークのギャップを埋めて、楽しいバーチャルチーム構築によってチームをつなげることができます。自分が離れた場所にいても、メンバー同士を結び付ける方法をご紹介します。
パンデミックが世界に広がったとき、何百万人もの人々が少し驚くべきことを発見しました。チームに会えないことが寂しいことだと気づいたのです。職場のコミュニティが、私たちの人生において有意義な役割を果たしているという事実に目覚めたのです。
リモートワークの場合、このコミュニティ、つまり友情を育むのに多くの努力が必要です。しかし、その努力は長い目で見れば、十二分に報われるものなのです。そして、企業がハイブリッドワークの計画を立てる際には、これまで以上にリモートワークを導入して、長い目で見ていくことになります。
Workplaceで業務を簡素化
オフィス勤務再開の周知からハイブリッドワークの導入まで、Workplaceは業務を簡素化します。
バーチャルチームの構築がなぜ重要なのか？
生産性、コミットメント、社員エンゲージメント、これらすべては、社員が効果的に協力し合うことで向上します。離れていると、辛くなるだけでなく、寂しさや孤独を感じやすくなります。その結果、企業は優秀な人材を失うことになりかねません。
ですから、バーチャルチームの構築とチームの結束は極めて重要です。しかし、多くの企業はそれを行っていません。実際、リモートワーカーの65％がチームの結束を高めるためのセッションに参加したことがないと言われています。もし、あなたのチームがそのような状況であれば、正す必要があります。
アイデアを出し合い、一緒にプロジェクトに取り組むことだけが目的ではありません。もちろん、それはとても重要なことですが、それがすべてではありません。友情と楽しみも必要です。すなわち、別々の場所で働く人たちが、どこにいても助け合えるようなコミュニティ意識を築くことが必要なのです。
これを正しく行うことで、単にチームが団結するだけでなく、高いパフォーマンスを発揮することができます。スタンフォード大学の一連の研究によると、組織が社員を、同じタスクに別々に取り組むのではなく、難しいタスクに一緒に取り組んでいるかのように扱うと、その社員は最大で64％長く作業を継続しました。しかも、研究に参加した人たちは、同じ物理的な空間にいたわけでもありません。
ここでは、どんな企業にも役立つリモートチーム構築の9つのヒントを紹介します。
優れたバーチャルチーム構築のヒント
1.定期的な現状共有を計画する
人間は社会的な動物です。そのため、ランチに並ぶ人の列でおしゃべりしたり、誰かのデスクにふらっと立ち寄ったり、レジを手伝ったりするような、何気ないつながりが大切なのです。孤独からこうしたつながりは生まれません。
チーム同士のつながりは成り行きで自然に生まれると考えるべきではありません。定期的なチームミーティングを予定する必要があります。リモートチームの場合は、むしろ頻繁に行う必要があります。最低でも週2回の全員参加のミーティングをカレンダーに入れ、参加する必要があることを理解させましょう。
また、定期的に週末にバーチャル交流会を開くと、リモートワークのチームの絆が深まり、仕事が終わってリラックスした状態で、同じ職場の同僚と交流しているかのような感覚を味わうことができます。金曜日は他の予定があるかもしれないので、強制ではいけませんが、楽しければ誰でも参加したくなるはずです。
また、簡単なゲームやクイズなど、チームビルディングを目的とした娯楽活動も事前に計画しておきましょう。繰り返しますが、誰にも参加する義務はありませんが、楽しければ参加したくなるはずです。
2.社員について詳しく知る機会を積極的に設ける
優れたチームワークは、信頼から始まります。しかし、仕事帰りに一緒に遊んだり、ランチを一緒に取ったりといった、チームワークを高めるためのちょっとした接点を共有することができない場合、信頼関係を築くのは難しいものです。
幸いなことに、どこでも、どんな状況でも、誰とでも親しくなれる、試行錯誤を重ねた方法が1つあります。コーヒー休憩です。(コーヒーでは困る場合はお茶でも可。)
週に一度、電話会議やビデオ会議によるバーチャルなコーヒー休憩を企画し、プレッシャーなくお互いを知ることができるようにしましょう。会話のきっかけは、「何か集めているものはありますか」「好きな食べ物は何ですか」など、アイスブレイカーを中心に楽しく行いましょう。このセッションは尋問ではなく、会話の流れをつかむ機会と捉えましょう。
3.リモートチームと社内チームの橋渡しをする
誰もそんなつもりはないでしょうが、リモートチームとオンサイトチームは縦割りで働くことになりがちで、それは企業文化にとって良いことではありません。そこで、リモートで働く人たちに組織の一員であることを実感してもらうことが重要です。最も基本的なことですが、どんなことでも必ず同僚を誘うことです。
リモートチームと社内チームの絆を深めるには、定期的にランチョンセミナーを開催するのが効果的です。オンサイトでもリモートでも、チームメンバーが自分の得意とする仕事に関するテーマを選び、簡単なプレゼンテーションを作成し、ビデオ通話でグループ全体に共有します。終了後に質疑応答の時間を設け、会話を盛り上げ、互いの関心分野をより深く知ることができるように工夫しましょう。
4.できるだけオンライン会議で顔を合わせる
コミュニケーションの専門家ならよく知っているように、何を言うか(書くか)よりも、どう言うかが重要なのです。ボディランゲージは重要です。だからこそ、チームメンバーはお互いの顔を見たり、声を聞いたりする必要があるのです。また、そう考えるのは心理学者だけではありません。ビデオ通話によって理解やチームの効率が向上し、人間関係が強化されることは、経営陣も認めるところです。また、97％がリモートワーカーの連帯感を向上させることができると考えています。
しかし、仕事以外の人々の生活も垣間見ることができます。私たちは皆、同僚のキッチンやホームオフィスを見るのが大好きです。そして、愛犬と一緒に大事なプレゼンを見直すのは、誰だって好きなはずです。リモートで一緒に働くことの楽しさを受け入れましょう。結局のところ、それは在宅勤務の欠点ではなく、特徴なのです。ビデオ通話アプリケーションを使用して、一度に複数の参加者を確認できるようにし、可能な限りビデオ通話やチャットを行うようにしましょう。
ミーティングを最大限に活用するため、バーチャルチームミーティングガイドを読んでみてください。
5.チャネルを分ける
2022年には、人間は毎日3,470億通以上の電子メールを送受信するという試算があります。そのため、多くの人が受信トレイを確認することを面倒に感じ、1日平均3時間以上も受信トレイを確認しているのも不思議ではありません。
そこで、自問自答してみてください。さらに負荷をかける必要があるのでしょうか？どんなメッセージを発信するのか、どれくらいの数が必要なのか、どこに書けばいいのか、じっくり考えてみてください。
チャットで送るにはどのようなメッセージが適しているのか？ビデオチャットはどうか？グループはどうか？そして、もし本当に必要であれば、メールには何が適しているのか？そうすれば、メールの通知で気が散ったり、無関係なものに目を通したりすることなく、チームは重要なことに集中することができるようになります。複数のサインインを必要としないように、主要なコミュニケーションツールと連携させているアプリケーションを選択しましょう。
6.とにかくチャットする
話すのはいいことです。これは実際の科学的な事実です。ミシガン大学による実験によれば、テストを行う前に10分間おしゃべりした人のパフォーマンスは、同じ時間「知的な」活動に従事した人と同じくらい上昇したそうです。
リモートチームが井戸端会議をできるようにする必要があるのです。
まず、チャットチャネルを別に設定します。最初はみんな使うのをためらうかもしれませんが、そんなときは率先してジョーク、ミーム、ビデオ、サポートワークチャットを交換するようにしましょう。そうすれば、オフィスを共有しているのと同じように、会話も自然に増えていくことでしょう。
7.一緒に祝う
お互いの自信を高めることもバーチャルチーム構築の重要な要素です。そこで、チャットチャネルにお祝いを投稿して、同僚の功績を称えましょう。ただその際、GIFや絵文字の羅列だけにするのは避けましょう。もし社内に報奨制度があれば、リモートワーカーもその制度に参加するようにしましょう。もし制度がなければ、クーポン券や成功報酬のプレゼントを用意しておくとよいでしょう。
8.多様性を生かす
多様性はチームにとって素晴らしいものです。独自のチーム文化を構築することで、チームはより強固なものになるでしょう。多様性を生かすためには、チームメンバーそれぞれの文化的背景や、仕事、課題、活動への取り組み方をよく調べ、知ることが重要です。
さらに、世界の祝祭日や休日に関するカレンダーを常にチェックしておけば、その時期に楽しいチーム活動ができるかもしれません。
9.バーチャルチーム構築ゲームを行う
ここでは、バーチャルチーム構築に向けた活動の実践的なアイデアをいくつかご紹介します。
音楽プレイリスト
16歳の時に好きだった曲、好きなダンス曲、ロマンチックな曲のお気に入り、「仕事に集中したい」時によくかける曲をみんなに選んでもらい、チームのプレイリストにまとめます。
絵文字クイズ
チームに絵文字の専門家はいますか？人名や映画のタイトル、流行語などを絵文字でリストアップしてもらい、解読できるかを競います。(注意: これは想像以上に難しいです。)
奇妙な物コンテスト
週の終わりのビデオチャットで、チームメンバーがそれぞれ家の中で見つけた最も奇妙な物を紹介し、その背景にあるストーリーを語ります。
リモートワークと企業がそれを推進すべき理由について詳しくはこちら。
おすすめの記事
