クイック導入ガイド
本ガイドでは、500人以下の規模でWorkplaceの導入を成功させるための主なステップの概要を説明します。
このガイドは、Workplaceを利用して、組織のスタッフがつながりを築いたりコミュニケーションやコラボレーションを行ったりする方法を変革しようと決意した方のためのリソースです。Facebookでは、このエキサイティングな取り組みを支援できることを楽しみにしています。
組織の中で働き方を変革するというのは、大変骨の折れる一大プロジェクトですが、それをサポートするツールをご利用いただけます。このクイック導入ガイドは、Workplaceの導入に関する膨大な数の成功事例に基づいて作成されました。このガイドを利用して、Workplaceの計画と導入をすばやく進めましょう。
このガイドで説明する内容:
- はじめに
- Workplaceの技術的設定
- エキスパートの選定とトレーニング
- グループ構造の構築
- 経営陣とチーム管理者との連携
- Workplace導入にあたってのコミュニケーション
はじめに
幹部から導入の承認を獲得し、積極的に関与してもらう
Workplaceの導入が組織の目標達成を後押しすることを幹部に理解してもらいましょう。その目標に基づいて、Workplace利用の手本となってもらうよう経営陣を促しましょう。例えば、経営陣がフロントラインワーカーや顧客対応に携わる社員からのフィードバックを必要としているのであれば、アンケートやライブQ&Aを利用してそのような社員とWorkplaceで直接交流するようにします。
目標達成を後押しする要素やWorkplaceが組織にもたらす価値について詳しく知りたい方は、価値評価ワークショップをご覧ください。
Workplaceプロジェクトチームを編成する
導入を計画して実行に移すには、Workplaceプロジェクトチームを編成する必要があります。通常、Workplaceプロジェクトチームは以下のメンバーで構成されます。
- 幹部の協力者: 組織のトップの承認を獲得し、方向性を打ち出せるよう支援します。
- プロジェクトマネージャー: プロジェクトを管理し、実装に必要なリソースを調整します。
- IT/人事部門の責任者: 全スタッフの情報をインポートし、必要に応じてその情報をアイデンティティプロバイダー/SSOと統合します。
- 組織内コミュニケーション責任者: 組織内のコミュニケーション戦略を計画し、実行します。
- Workplaceエキスパート: 導入に向けてWorkplaceのコンテンツを決定し、プラットフォームのエキスパートとしての役割を担います。Workplaceエキスパートについては、後で詳しく説明します。
1.Workplaceの技術的設定
Workplaceを設定して導入の準備を進めるにあたり、ITチームのサポートが必要になる可能性があります。以下の手順に従って、組織のWorkplaceを設定してもらうようにしましょう。
- ユーザーが1つ以上のビジネスドメイン(@company.comなど)を使ってWorkplaceにアクセスする場合は、そのドメインをWorkplace管理者用パネルで認証済みにします。
- Workplaceでユーザーを作成します。ただし、招待はまだ送信しません。グループを作成して組織の準備を完了してから、スタッフを招待することをおすすめします。アカウントのライフサイクルについては、Workplaceの技術リソースをご覧ください。
- デフォルトでは、ユーザーがWorkplaceに初めてアクセスすると、アカウントのパスワードを作成するよう求められます。アドバンスプランを利用するWorkplace管理者は、シングルサインオン(SSO)を有効にしてセキュリティを強化できます。
- 運用の準備が整ったら、Workplaceに参加してもらうユーザーを招待できます。ユーザーのメールアドレスに、アカウントの取得を促す招待メールが送信されます。このメールはカスタマイズできます。メールアドレスを持たないユーザーには、Workplaceへの初回ログインに使用する1回限りのアクセスコードを配布する必要があります。
上級者向けアドバイス: 運用を始める前に、組織で利用しているその他の業務用ツールをWorkplaceに統合しましょう。まず、コンテンツやファイル共有の統合から始めてください。これにより、Workplaceでのファイルの共有や共同作業が簡単になります。統合できるサービスを確認するには、統合ディレクトリをご覧ください。
2.Workplaceエキスパート2.Workplaceエキスパート
多様性のあるメンバーで構成された小規模なチームを編成し、グループの作成、利用の促進、他のスタッフへの使い方のトレーニングなどをサポートしてもらいましょう。
エキスパートの選定:
スタッフ100名につき5名程度のエキスパートを選定しましょう。影響力があり、新しいものを取り入れることが得意な人を選ぶようにしてください。チーム管理者は、自分のチームの業務に対して影響力を持っているため、エキスパートとして最適です。
フロントラインワーカーを抱える組織では、導入の早い段階からフロントラインマネージャーにエキスパートとして関わってもらうようにしてください。フロントラインマネージャーは、直属の部下の意識を高め、Workplaceへの参加を促すのに欠かせない存在です。また、アカウントへのアクセスやWorkplaceの使い方のトレーニングを必要としているフロントラインワーカーをサポートするうえで重要な役割を果たします。
エキスパートの準備:
- クイック導入コミュニケーションプラン(ステップ4)にあるメールテンプレートを利用して、導入における役割をエキスパートに伝えます。
- Workplaceユーザー向け基本コースに誘導し、Workplaceの使いたかを学んでもらいます。
- Workplaceに招待して、先行アクセスを許可します。
- 秘密のWorkplaceグループを作成して、「Workplaceエキスパート」という名前を付け、担当者をグループに追加します。このグループは、導入前、導入中、導入後におけるエキスパートとのコミュニケーションに利用します。
3.グループの作成
組織内の他のメンバーをWorkplaceに招待する前に、基本のグループを作成して、メンバーを割り当てます。グループの作成にあたっては、次の2つの点を検討してください。
- プライバシー設定:グループへの参加方法と投稿の共有範囲
- 投稿の権限: グループに投稿できるメンバー
プライバシー設定
- 公開: 誰でも参加して、メンバーや投稿を閲覧できます。
- 非公開: 誰でも参加をリクエストできます。投稿を閲覧できるのはメンバーのみです。
- 秘密: 参加して投稿を閲覧するには、招待を受ける必要があります。秘密のグループは検索結果に表示されません。グループの存在を確認できるのはメンバーと管理者のみです。
投稿の権限
- すべての人に投稿を許可
- 投稿の管理者による承認が必要
- 投稿できるのは管理者のみ
部署、役職、地域などの基準に基づいてメンバーをグループに割り当てるには、ユーザーセットを利用します。ユーザーセットの作成方法については、Workplaceヘルプセンターをご覧ください。
基本グループは、以下の3種類のコミュニケーションを中心に構成できます。
1.組織内コミュニケーション
全スタッフ向けのお知らせグループやディスカッショングループを作成すると、コミュニケーションを効率化し、本部からフロントラインに至る強力なつながりを構築することができます。
- 公開の「[組織名]のお知らせ」グループを作成します。
- このグループを公式に指定します。
- 他の管理者を追加して、自分が不在のときにグループを管理してもらえるようにします。
- デフォルトグループに設定して、全スタッフが自動的に参加できるようにします。
- 投稿を管理者のみに許可します。
- このグループを使って、重要な最新情報やお知らせを全スタッフにシェアします。
- 公開の地域別お知らせグループを作成します(「[地域]のお知らせ」など)。
- 他の管理者を追加して、自分が不在のときにグループを管理してもらえるようにします。
- 投稿の許可を管理者のみに設定します。
- ユーザーセット(Workplaceプロフィールと同期されたもの)を利用して、地域に基づいてメンバーをグループに割り当てます。
- このグループを使って、地域のお知らせや最新情報をシェアします。
- 組織全体または地域別の公開ディスカッショングループを作成します(「[組織名]のディスカッション」や「[オフィス所在地]のディスカッション」など)。
- 他の管理者を追加して、自分が不在のときにグループを管理してもらえるようにします。
- 投稿の権限をすべてのメンバーに許可するか、管理者からの承認を必要にします。
- グループ内で質問をやり取りしたり仕事関連のディスカッションを開始したりするようメンバーに促します。
- 上級者向けアドバイス:公開のソーシャルグループを作成して、貢献度の高いスタッフや業績の優れたスタッフを表彰しましょう。このグループは、組織のスタッフが同僚から称賛を受けられる場として機能します。
- すべての人に投稿を許可します。
2.共通のルーチン作業
グループを利用して、次のようなプロセスやワークフローを効率化します。
- 人事部のQ&AグループまたはITヘルプデスクグループ: メンバーが自分の質問への回答を見つけられるようにします。
- 設備グループ: 装置や設備の問題をすばやく効率的に報告できるようにします。
- シフト交代グループ: フロントラインの社員がシフトの交代をリクエストしたり、空いているシフトを選択したりできるようにします。シフト交代について、詳しくはヘルプセンターをご覧ください。
3.チームのコラボレーション
このグループはスタッフが日常的な業務を行う場所です。スタッフはチームや部署のグループを利用して、業務の最新情報をシェアしたり、ファイルを使った共同作業を行ったりできます。また、テキスト、音声、ビデオチャットを使ってコミュニケーションを取ることもできます。
- 組織内のチームや部署用の非公開グループを作成し、そのチームや部署のマネージャーを管理者にします。
- すべての人に投稿を許可します。
- エキスパートに対し、各プロジェクトで使用する非公開グループと、マネージャーや直属の部下とのコミュニケーションに使用する秘密グループを作成するよう依頼します。
経験者からのアドバイス: チームの管理者や部署の責任者に対し、「マーケティング関連ニュース」、「新製品リリース」、「成約情報」など、チームや部署の告知用グループを作成しましょう。これらのグループを利用して、チームや部署全体で行われているあらゆる取り組みの最新情報を常に全員と共有できるようになります。
4.幹部とチーム管理者の連携4.幹部とチーム管理者の連携
幹部は、最新情報のシェア、スタッフへの情報の提供、組織でのコミュニケーションにWorkplaceを利用することになります。Workplaceの使い方や幹部や組織にとってのメリットを確実に理解してもらえるようにしましょう。
以下のようなリソースを幹部とシェアできます。
チーム管理者には、早い段階からWorkplaceに参加してもらうようにします。チーム管理者がWorkplaceについて詳しくなるほど、チームがこのツールの利用によって得られるメリットは大きくなります。以下のようなリソースをチーム管理者とシェアできます。
- チーム管理者ガイド: Workplaceの利用を開始するチーム管理者をサポートするクイックガイドです。
- Workplaceでのプロジェクトの管理: チームグループやプロジェクトグループを使ってWorkplaceで業務を管理する方法をご紹介します。
- Workplace from Metaでチームを管理する: Workplaceでチームや部署を管理する方法について学べます。直属の部下との1対1のコミュニケーションから、社外ステークホルダーとの関係管理までをカバーしています。
5.導入にあたってのコミュニケーション
Workplaceが日常業務にもたらす価値を伝えて、Workplace導入へのスタッフの期待を高めるようにしましょう。組織のより多くの人に利用してもらうには、包括的なコミュニケーション戦略が重要です。これを支援するために、Workplace導入キットを作成しました。このキットには、テンプレートコミュニケーション、ポスター、メールバナー、アクティベーション手順など、導入日以降にWorkplaceの利用を広めるための重要なアセットが含まれています。
6.招待の送信6. 招待の送信
グループを設定して運用の開始をチームに伝えたら、招待を送信しましょう。クイック導入コミュニケーションプランに記載されたコミュニケーション例を参考にしながら、プロフィール有効化に関する情報を伝えてください。また、運用開始後もWorkplaceへの参加と利用を継続的にスタッフに促します。
さまざまなヘルプやトレーニングリソースが用意されていることをスタッフに伝えてください。Workplaceの利用開始に関するコンテンツへのリンクをシェアして、スタッフが少しでも早くWorkplaceを使いこなせるようにしましょう。
- 新規ユーザー向け基本コース: Workplaceで業務を始めるために必要な情報をすべて網羅した自主学習コースです。
- 新規ユーザー向けガイド: Workplaceの利用を始めるための簡単な7つのステップを紹介しています。
- グループ管理者ガイド: Workplaceでは、グループを作成した人がグループ管理者になります。グループ管理者の役割と、Workplaceグループの管理に役立つ機能について学びましょう。
- お知らせの管理: 必要のない情報を排除して、本当に必要な情報だけを入手できるようにする方法を学びましょう。
その他の役立つリソース
Workplaceの運用を開始したら、導入の成功度を測定したり、Workplace管理者用パネルについて学習したり、導入後の利用を促進したりするために、他のさまざまなリソースを活用してください。
