業務の最新情報を社員に共有する4つの効果的な方法
社員がどこで仕事をしていても、継続的に情報を提供するための効果的な方法を4つご紹介します。
業務の最新情報とは
業務の最新情報とは、進行中のプロジェクトやタスクの状況について、個人またはチームが上司や同僚に提供する定期的なレポートやサマリーのことです。
業務の最新情報は、書面によるレポート、口頭発表、あるいはチームミーティングでの簡単な近況報告の形でも提供できます。業務の最新情報の目的は、仕事の進捗状況に関する情報を全員に周知するとともに、発生する可能性がある問題を特定することです。これは期限や予算を守ってプロジェクトを完了させたり、期待される成果や目標について全員の認識を一致させたりするのに役立ちます。
また、会社の最新情報でフィードバックやコラボレーションを促進し、必要に応じてチームメンバーが情報やサポートを提供できるようにすることも可能です。
業務の最新情報を共有する方法
特にハイブリッドチームやリモートで作業しているチームでは、定期的に業務の最新情報を提供することがビジネスコミュニケーションの重要な要素となります。
組織に影響を及ぼす可能性のあるビジネス、プロジェクト、進捗状況、リアルタイムのビジネスニュースの変化について、常に全員に最新情報を伝えるにはどうしたらよいでしょうか。
どこにいても全員が確実につながりを維持できるように、業務の最新情報を共有する4つの方法をご紹介します。
Workplaceで業務を簡素化
オフィス勤務再開の周知からハイブリッドワークの導入まで、Workplaceは業務を簡素化します。
毎日の通話
毎朝1回、全員が電話で参加して自分のニュースをシェアすることは、チーム全体が常に最新情報を共有する最も簡単で効果的な方法の1つです。
効果的である理由: 通話は、作業デスク、会議室、遠隔地などから参加できるため、対面のミーティングよりも問題が生じにくく、簡単に利用できます。他の事業所や自宅から参加することもできます。
しかし、なぜ電話だけにとどまっているのでしょう。最新のテクノロジーを利用すれば、スマートフォンだけでさまざまなことが実現します。ビジネスミーティングも例外ではありません。
Workplaceチャットを使って、最大50人が参加できる高解像度のビデオ通話に接続すると、リアルタイムのミーティングに参加できます。対面である必要性がなくなり、社員はどこにいても業務の最新情報を得ることができます。
ウィークリースタンドアップミーティング
ウィークリースタンドアップミーティングは、社員に最新情報を提供する方法として実証済みで、アジャイルワーキングを支持している人に人気があります。
スタンドアップミーティングは、毎週あるいは毎日、全員が共通のスペースに集まって、対面でプロジェクトについて話し合い、最新情報を共有する場です。
効果的である理由: ウィークリースタンドアップミーティングでは、毎週、すべての社員とマネージャが短時間顔を合わせます。
社員の70%は、より長い時間マネージャと過ごすことを求めています。このミーティングによってそれを実現できるうえ、関係のあるリアルタイムのビジネスニュースも共有することができます。
最新のコラボレーションプラットフォームを使用すると、ウィークリースタンドアップミーティングの効果がさらに高まります。また、多くのチームがWorkplaceのボットを使用して、毎日あるいは毎週行われるこのようなミーティングの生産性を高め、時間を節約しています。
最新情報を動画で発信
当初、組織は印刷されたニュースレターで、ビジネスの最新情報を定期的に社員に共有していました。これはその後、不便な配信リストを使ったメール版に進化しました。しかし今や、これらのフォーマットはミレニアル世代のスピードに対するニーズに合わなくなっています。
このY世代は、仕事上のコミュニケーションも、その他の生活におけるコミュニケーションと同じように最新式であることを望んでいます。その要求に応えるのが定期的な動画によるコミュニケーションです。
効果的である理由: 動画による最新情報の提供は、簡潔であるだけでなくパーソナライズも可能です。そのうえ、この配信フォーマットはますます人気が高まっており、2023年までにモバイルトラフィックの75%を動画が占めると予測されています。
Workplaceでは、ライブ動画を組織全体に配信することもできます。従来の社内コミュニケーションよりも時間がかからず、直接的かつパーソナルな方法です。
また、社員がリアルタイムでコンテンツに反応したり、グループ内やニュースフィードに掲載された動画を後から再生したりすることができます。
Workplaceのニュースフィード
ニュースフィードを使って、社員がリアルタイムでビジネスニュースやビジネス情報にアクセスできるようにすることが、全員に最新情報を提供する最良の方法の1つです。
この方法は、Starbucksのようにさまざまなタイプの社員がいるグローバル企業に好まれています。
効果的である理由: Workplaceのニュースフィードのように会社全体を対象とした情報フィードを利用すると、社員は、常に流れてくる関連性の高い社内情報にアクセスすることができます。
ニュースフィードは高度なAIを利用して、関心のある人やプロジェクトが提供する社内の最新情報を次々に流れてくる投稿として表示します。
BloombergやReutersなどのニュースサービスとの連携を追加で使用し、外部のリアルタイムのビジネス最新情報を選択したグループに流すこともできます。
モバイルファーストのツールなので、社員がどこで仕事をしていても全員をつないでビジネスの最新情報を共有できる新たな方法となります。
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