職場の非効率を是正する6つの方法
職場で効率の悪い部分があると、生産性に悪影響が及び、士気が下がることがあります。幸いなことに、その状態は簡単に修正できます。その理由についてここで説明します。
仕事の非効率とは
マネジメントに対する不満、不十分なトレーニング、あるいはストレスや燃え尽き症候群といった個人的な問題など、さまざまな理由で従業員がその能力を最大限に発揮していない場合、仕事の非効率が発生します。
その結果、低い生産性、納期の遅れ、低品質の作業、従業員のやる気の低下につながる可能性があります。仕事の非効率に対処するには、企業が根本原因を特定し、必要なリソースを提供し、従業員の心身の健康をサポートする必要があります。そうすることで、職場の生産性と効率を高め、従業員と組織のどちらにもメリットをもたらすことができます。
職場の非効率に対処する方法
「馴れ合いは侮りを生む」という格言がありますが、「非効率が士気と生産性を低下させ、時として無秩序を生み出す」という指摘についてはどう思いますか？
たぶん、程度の差はあっても、それは真実です。
職場の非効率は、悪循環に陥ることが問題です。職場でのモチベーションの欠如と不満は非効率につながり、生産性の低下をもたらします。そして、さらに一巡して、モチベーションの喪失が再び生み出されます。
Workplaceで業務を簡素化
オフィス勤務再開の周知からハイブリッドワークの導入まで、Workplaceは業務を簡素化します。
Forbesによると、仕事から刺激を受けて熱心に取り組んでいると心から言える米国の労働者は30%に過ぎません。
さらに驚くべき事実は、18%の労働者が仕事に対してまったく意欲がなく、ストレスや不満を感じていて、仕事には意味がないと考えていることです。
では、どうすればこの悪循環を断ち切り、パフォーマンスを最大化できるでしょうか？いくつかのアイデアをご紹介します。
共有を開始する
人々は仕事に必要な知識が簡単に得られないと、多くの時間を浪費し、不満を抱く可能性があります。
パフォーマンスを最大化するには、部門の壁を越えて情報を伝達する方法が必要です。ドキュメントのストレージを改善したり、重要な質問への回答にすばやくアクセスできるようにしたりするなど、知識の共有を促進すると、職場の作業効率が向上します。
知識の共有には、適切なテクノロジーが役立ちます。組織はWorkplaceのグループを使用して情報を保管・共有することで、仕事をやり遂げられるようになります。
グループを使用すれば、ドキュメントを共有してコラボレーションを実施できるほか、タスクの割り当て、フィードバックの共有、同僚のタグ付け、最新情報の投稿が可能になります。
また、これらのグループを使用して、ドキュメントを直接共有したり、交換したりできます。または、BoxやSharePointなどのツールとの統合を介して共有と交換を行うこともできます。
チームはJira Cloudなどのプロジェクト管理ツールをWorkplaceに統合することで、これらのグループを仕事上の関係やプロジェクトのハブとして使用できます。
マイクロマネジメントを避ける
従業員の行動を逐一監視すれば効率が向上すると感じるかもしれませんが、多くの場合、それは逆効果です。
マイクロマネジメントを実施した場合、プロセスに不要なステップが追加されるほか、従業員が信頼されていないと感じる可能性があります。そうなると、士気の低下につながります。
組織内でオープンで透明性の高いコミュニティを築くことが重要な最初のステップになります。最初からオープンであれば、組織内の縦割り構造や垣根を打ち破ることが容易になり、従業員は必要な情報にすばやくアクセスできるようになります。
さらに、全員が会社のミッションや同僚とつながっていると感じることができます。
ダイバーシティを最大限に高める
顧客ベースのダイバーシティを反映したチームを編成すると、効率化が推進されます。
LinkedInの『Global Recruiting Trends 2018』レポートによると、ダイバーシティが非常に重要だと考えている採用担当マネージャの割合は78%に上ります。また、採用担当マネージャの62%は、会社のパフォーマンスを向上させる要素としてダイバーシティを重視しています。
各メンバーが相互に学び合ったり、対等の立場に立って同僚に教えたりする多様性に富んだチーム内でコラボレーションを促進することは、職場の効率を高める上で極めて重要です。
フィードバックを提供する
従業員が効率を高めるには、どこが改善点かを把握する必要があります。定期的かつ建設的なフィードバックを各従業員に合わせて提供することで、従業員のパフォーマンスを高めて、そのエンゲージメントを促進できるようになります。
マネージャは1対1の非公開グループを使用して、フィードバックを提供したり、進行中の年次レビューを管理したりできます。
柔軟になる
従業員が職場に毎日、一日中いることは、必ずしも効率の向上につながりません。
モバイルに対応したコラボレーションツールを使用すれば、マネージャとリモートワーカーが簡単に連絡を取り合うことができます。
Workplaceチャットなら、従業員がどこにいてもつながれます。従業員はWorkplaceチャットを使用して、ファイルを共有してコラボレーションしたり、GIF、スタンプ、絵文字、「いいね！」アイコンを使ってコミュニケーションしたりできます。
従業員は音声クリップを送信したり、アンケートを実施したりできるほか、移動中や在宅勤務中にどこにいるかを共有することができます。
リモートワークを週に1〜2日行う自由と柔軟性を従業員に与えれば、驚くような効果があるでしょう。
時間を管理する
効率とは、時間の浪費を最小限にして目標を達成することです。時間を節約するとエンゲージメントも向上し、従業員はあまり残業をしなくなります。
時間をより効率的に管理するには、コミュニケーションとコラボレーションの方法を見直す必要があります。従業員がメールに圧倒されていたり、不必要なミーティングに参加したりしていませんか？
Workplaceのようなツールを使用すると、コミュニケーションを本当に必要なものに絞れることに加え、なじみのあるスマートかつ効果的な仕事の方法を従業員が見つける後押しが可能です。
つまり、従業員は、機能しないプロセスや相互に通信できないシステムに費やす時間を減らすことができます。そして、楽しめる仕事により多くの時間を費やせるようになります。
その結果、従業員の満足度が高まり、効率と生産性が向上します。次はポジティブな仕事環境を作る方法をご覧ください。
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