社内コミュニケーションの10の課題とその克服方法
社内コミュニケーションでメッセージが伝わらない方のために、組織が最もよく直面する社内コミュニケーションの問題とその解決方法をご紹介します。
社内のコミュニケーション不足はなぜ問題なのか？
コミュニケーションは、社員と組織の間に深いつながりを築くうえで不可欠なものです。そのため、コミュニケーションが十分に良好でないと、社員エンゲージメントと収益の両面で損失が発生しかねません。
すぐに情報を得られず、エンゲージメントも低いと、社員は過小評価されていると感じ、腹を立てることになります。こうなると目標の達成は難しくなり、経営側との関係や信頼が損なわれ、全体的なビジネスパフォーマンスが阻害されるおそれがあります。
最近の次のような統計データは、多くのビジネスで、社内コミュニケーションの課題を解決するためにやるべきことがまだ残っていることを示しています。
米国のビジネスでは、コミュニケーション不足により、毎年社員1人当たり12,506ドルの損失が発生 – Grammarlyの「2023 State of Business Communication」レポート
米国の会社員の49%が、コミュニケーションが不十分だと生産性が低下すると回答 – Forbesの「State of Workplace Communication in 2023」
英国のラインマネージャの3人に1人は、組織全体で起きていることについてチームとの会話をリードする能力が足りないと感じている – 「IC Index 2023 Report」
では、職場における社内コミュニケーションはどうしたら改善できるのでしょうか。ここで、社内コミュニケーションにおける問題の最も一般的な10の原因を取り上げ、それらに対処するための解決策をご紹介します。
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1.透明性の欠如
社内コミュニケーションに問題を抱える多くの企業では、重要な情報を社員に伏せていることが問題の原因となっています。組織内で起きていることについての透明性が欠如していると、社員は往々にして情報を得るためにうわさ話に頼るようになりますが、それは必ず情報伝達の誤りを引き起こします。
本当に有害なのは、社員が重要な決定や重大なニュースをソーシャルメディアなど外部の情報源で知った場合です。これは、反感や信頼関係の崩壊を引き起こしかねません。
解決方法
伝わる話の手綱を握り続けるためには、重要な発表をするときに必ず社員に知らせ、決定を下す際に理由を説明するようにします。特定のトピックについて透明性を確保できない場合は、具体的な細部には触れずにその理由を説明しましょう。社員と経営幹部の信頼関係を維持するには、明快で信頼できるコミュニケーションが不可欠です。
2.明確さが不十分
伝えようとしているメッセージを十分に理解してもらえないと、問題が生じることがあります。これには、次のようにさまざまな理由が考えられます。
送り手が伝えたいことを明確にしていない
受け手が話の内容を重要だと思っていない、または注意を払っていない
言語の壁や文化の違いにより誤解が生じている
メッセージや、相手に期待すること、目標などがはっきりしていないと、混乱や誤解、フラストレーションの引き金となる可能性があります。
解決方法
混乱を避けるために、明快で簡潔かつ一貫したコミュニケーションになるよう徹底しましょう。わかりやすい言葉を使い、専門用語を避けて、地域や背景の異なる人が理解できない可能性がある俗語を使わないよう心がけます。
3.情報過多
今日の労働者が直面している社内コミュニケーションの最大の課題の1つは情報過多です。インスタントメッセージ、メール、ソーシャルメディアの投稿、メモ、社内報など、私たちは大量の情報に常にさらされています。
このような情報はコラボレーションに役立つこともありますが、圧倒され、気が散り、ストレスのもとになることもあります。あまりに多くのアプリやプラットフォームに、あまりに多くの無関係なメッセージが届くため、重要な情報をノイズの中で見失いかねません。米国の会社員の82%が受信箱のメールの山に埋もれた重要な情報を見逃していると答えています。
解決方法
社内コミュニケーションシステムを滞らせる情報過多を阻止するには、いくつかの方法があります。メッセージ送信やミーティング機能のほかに、情報ハブとしても利用できるモバイルコミュニケーションツールを用いることで、ツールやアプリが増えて混乱することを防げます。もうひとつは、重要ではない情報を共有する相手を注意深く選ぶことです。メッセージを送信する前に、それを本当に受け取る必要があるのは誰なのかを考えましょう。
4.フィードバックが不十分
社員の業務上のパフォーマンスを本人に知らせないままにすると、社員は同じ失敗を繰り返し、正しい方向に向かっているという自信をいつまでも持つことができません。社員の成長にはフィードバックが不可欠です。実際、米国の労働者の63%が自分の仕事について直接的なフィードバックを即時に得ることを求めており、18～34歳の回答者ではその割合が74%に上昇します。
このようにフィードバックをする場合、副作用として、肯定的なフィードバックが十分に得られないことがあります。マネージャの中には、優れた仕事をしても決して評価しないのに、問題が起きるや否や批判する人がいます。良質なフィードバックが得られないとフラストレーションや幻滅につながり、最終的には優秀な社員が辞めてしまうことになりかねません。
解決方法
チームリーダーやラインマネージャは、フィードバックや懸念事項を伝える場として、スタッフとの質疑応答セッションを定期的に行うようにしましょう。社員が非難ばかりされていると思わないように、必ず肯定的な話題から始めるように心がけてください。否定的なフィードバックを伝える必要がある場合は、個人攻撃ではなく建設的な意見になるようにしましょう。改善が必要な点を具体的に述べ、他の人の意見を聞きます。
5.フィードバック過多
フィードバックが少なすぎるのは問題ですが、多すぎるのもまた問題です。肯定的であれ否定的であれ、絶えず評価されていると、社員は精神的に疲弊し、ジャッジされていると感じるようになる可能性があります。フィードバック疲れに陥った人は、自分のすることすべてに疑問を持ち始め、マネージャの承認を求めた後でなければ意思決定を下せなくなることさえあります。あるいは、ただ完全にやる気を失ってしまいます。
解決方法
フィードバック疲れを回避するには、適切なバランスをとることが重要です。フィードバックを与える前に、実現したいこととその理由を明確にしましょう。例えば、パフォーマンスを改善するためでしょうか、あるいは問題解決やスキル開発のためでしょうか。また、情報を途切れ途切れに与えるのではなく、中断や邪魔の入らない良質なフィードバックセッションを行う時間を作りましょう。
6.心理的安全性の欠如
心配事を口に出したり、アイデアを人前で共有したりすることが苦手な人もいます。必ずしも自分の考えを胸にしまっておきたいからではありません。それはむしろ、人前で愚かに見えたり、同僚に失礼な態度を取ってしまったり、マネージャからの敬意を失ったりすることへの根深い恐怖と関係しています。安心して自分の考えを話せないと、社員は貢献することもできません。
解決方法
職場に心理的安全性の文化を築くことを目指しましょう。社員に対して、アイデアを共有することでいかなる悪影響も生じないことをはっきりと伝え、自分自身もすべてに答えられるわけではないことを恐れずに認めることから始めましょう。自分自身の弱点を見せることで、他の人にもっと多くのことを共有する勇気を与えることができます。
社員がお互いをもっと理解できるように、チーム作りのアクティビティを開催しましょう。これは信頼の構築に役立ち、社員がより気楽にコミュニケーションを取り合えるようになります。
7.リモートワーカーの疎外
リモートワークにはたくさんのメリットがありますが、社内コミュニケーションに関する問題も数多く生じます。以下にその例を挙げます。
チームメンバー同士の人間的なやり取りの欠如
言葉や行動によるシグナルに気付ける機会が少ない
世界中の違う地域にいるチームメイトが違う時間帯に作業をする
必要な情報をどこで得られるのか社員が知らない
社内コミュニケーションが不十分だと、リモートワーカーが孤独や疎外感を覚えたり、蚊帳の外に置かれている、報われないといった気持ちになることがある
解決方法
定期的な状況確認を設定し、リモートワーカーが常に最新の状況を認識できるようにします。日時を決める際はリモートワーカーの拠点の時刻に注意しましょう。また、ミーティングにすばやく簡単にアクセスするためのツールやリンクをリモートワーカーが持っていることも確認します。
リモートワークにおける人との交流を改善するために、仕事以外のディスカッション専用のチャットチャネルを用意したり、チームがビデオチャットで形式張らずに集まることができる「コーヒーブレイク」グループを作成したりしましょう。
8.ミーティング過多
ミーティングはアイデアを共有したり、一体感を生み出したりするのに最適ですが、回数が多すぎると生産性が低下し、混乱が生じるだけです。Harvard Business Reviewによると、2022年に会社員は1週間に平均5～8回のリモートミーティングに出席していました。雑談が多く、社員はその大部分が時間の無駄だと言うことでしょう。
解決方法
ミーティングが社内コミュニケーションの重要な要素であることに変わりはありませんが、始めから終わりまで明確な議題を用意し、情報に富み参加型で要点を押さえたものにする必要があります。ミーティングが本当にベストな問題解決方法なのか考えましょう。メールやグループチャットで十分ではありませんか。
ミーティングなしの日を導入して、ほかの仕事に完全に集中できる時間が定期的に確保されていることをチームメンバーに知らせます。
9.サイロ化を解消できない
社内コミュニケーションのその他の課題に組織のサイロ化があります。チームや部門に、情報や知識を共有し合うためのツールや意思がなければ、「彼らと私たち」というメンタリティが忍び寄ってくるでしょう。
サイロ化したチームは、しばしば組織のほかのチームから孤立して動くようになり、コミュニケーションやイノベーションに大きな障壁が生じます。その結果、チームコラボレーションの機会が失われるとともに、仕事の重複、非効率、目標の不一致が発生する可能性があります。Forbesによると、米国の会社員の42%が、コミュニケーションが不足すると部門間のコラボレーションに影響が生じると答えています。
解決方法
まず、全社共通のビジョンを持つことで、サイロ化したメンタリティを打破するようにしましょう。部門横断型のミーティング、共有プラットフォーム、コラボレーションツールを通じて、オープンなコミュニケーションと知識の共有を促進します。例えば、ボランティア計画やスタッフのパーティなど、社員が所属チーム以外の人とつながる機会を作ってもよいでしょう。
10.不適切なプラットフォーム
メッセージを確実に伝えるためには、社内コミュニケーションの手段が重要です。時間がかかる、信頼性に欠ける、使いこなすのが難しいといったソフトウェアでは、重要な情報の共有に遅れが生じ、社員のフラストレーションが引き起こされるだけでなく、意思決定やプロジェクトのタイムラインにも影響が生じる可能性があります。また、古いソフトウェアを使用していると、セキュリティの脆弱性により会社の機密情報が流出してしまうおそれもあります。
解決方法
技術的問題に起因する社内コミュニケーションの課題を克服するには、組織のニーズに適した安全なコミュニケーションソフトウェアに投資しましょう。
コラボレーションをサポートし、スマートフォンからアクセスできるプラットフォームを使うと、組織内のすべての人にすばやく効率的に連絡する手段ができます。リモートワーカーを含む全員が使い方を理解できるように、トレーニングセッションを計画しましょう。
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