生産性の向上と職場での効率アップについて、口では何とでも言えるでしょう。しかし、実際には何から着手すればよいのでしょうか。先延ばしにするのはやめて、この8つの秘策を試してみてください。
Workplaceで業務を簡素化
オフィス勤務再開の周知からハイブリッドワークの導入まで、Workplaceは業務を簡素化します。
それぞれのヒントを少し詳しく見ていきましょう。
1. ノイズを遮断する
仕事と関係のない通知やメール、電話などは、職場の生産性を大きく低下させます。しかし通知、メール、電話自体は、人々の業務遂行を後押ししてくれる、重要な存在でもあります。
こうした課題を解決するのに役立つのがテクノロジーです。組織は適切なコミュニケーションツールを使用することで、従業員が自分に関連することに集中し、雑念が入らないようにすることができます。
例えばWorkplaceのニュースフィードでは機械学習を導入しているので、それぞれの利用者にとって重要な最新情報が上位に表示されます。こうして常に最新の情報を入手しながら、不必要な雑念は排除することができます。
2. 働くのは朝9時～夕方5時という固定観念を捨てる
誰もが同じ体内時計を持っているわけではありません。朝一番の時間帯に頭が最も冴えている人がいる一方で、もっと遅い時間のほうが調子が上がるという人もいます。
それをうまく利用するのです。勤務体系はできるだけ柔軟なものにしましょう。そして、週に1日でも好きな日にリモートで働けるようにします。そうすることで、集中力が最も高まる時間帯に、割り当てられた仕事を一気に片づけることができるのです。
3. 期限を設定する
期限を設定することはモチベーションを高めることにつながります。タスクやプロジェクトを完了する日や時間を決めて作業することで、スタッフは仕事を片づけてしまおうという意欲が高まり、精神を集中させることができます。
しかし、どだい無理な厳しすぎる締め切りは、ストレスの原因になりかねないことを、マネージャは頭に入れておかなければなりません。現実的な締め切りを設定しましょう。
4. より優れたテクノロジーに投資する
複数の研究から、低速のテクノロジーを利用するのは、従業員が1日のうち40分を無駄に過ごすのに等しいことが明らかになっています1。これは、従業員1人あたり年間4週間の無駄な時間を過ごすことに相当します。
生産性の低いテクノロジーを採用したシステムに縛られていては、社員の生産性は上がりません。職場の生産性を高めるには、ITリソースを常に最新の状態に保つことが有効です。例えば高速のインターネット接続、十分なRAMを搭載したコンピューター、反応の良いコラボレーションツールを採用することです。
機器の交換には費用がかかりますが、長期的に見れば費用対効果は高く、職場の効率は大きく向上するはずです。
5. 社員のチームワークを促す
チームワークの向上は、職場の生産性を高めることにつながります。1人で仕事をしているとモチベーションの維持が難しい場合があるので、アイデアやフィードバックを共有する方法を見つけることが重要です。仕組みはいたってシンプルです。いいチームを構築すると、社員の満足度は上がります。社員の満足度が上がると、生産性も上がります。
Workplaceチャットなど、業務に適したインスタントメッセージングプラットフォームを導入することで、アウトプットの効率を向上させることができます。社員は、メールの流れを追うことに時間を浪費しなくても、お互いにコミュニケーションを図れます。
「いいね！」やGiFでプロジェクトへの支持を表明することができます。また、チームでプロジェクトグループを活用し、オンライン上で共同作業を進めることで、質問に対する答えをより早く見つけることができます。
6. 社員が働きやすい職場環境を整える
人は、どんよりとした、息苦しい、不快な環境では労働意欲がそがれます。温度レベル、換気、光、家具はすべて、職場の生産性と効率に影響を及ぼします。
新しいテクノロジーをモダンな職場環境に取り入れることが、社員の行動の変化につながったという例が少しずつ増えています。
しかし、そうは言っても、基本をしっかり押さえることは重要です。オフィス内の温度は20℃前後に保ち、生産性に影響する背中や首の痛みを防ぐために、適切な機器、椅子、ワークスペースを提供します。
7. マクロマネジメントとマイクロマネジメントのバランスを探る
社員はマネージャからの指導を必要としています。しかし同時に、適切に独り立ちさせることも重要です。
職場の生産性を高める最善の方法は、社員が自分の時間とリソースに責任を持つことを認めることです。
そうすることで、自分をコントロールでき、よりリラックスして、最高の仕事ができるようになるのです。社員を信頼し、自己判断をさせることから始めましょう。社員の成長につながるでしょう。
プロからのアドバイス: ミーティングを効率化する
ミーティングは、アイデアと最新情報をチーム内で共有するために必要不可欠なものですが、時間を大幅に浪費してしまうこともあります。現在定期的に開催しているミーティングは本当に必要なものですか？単なる習慣になっていませんか？
テクノロジーはミーティングを効果的に行う上で重要な要素であり、より有意義なミーティングの実現に役立ちます。ボットや自動化によって、プロジェクトチームの朝の定例ミーティングを省略することができます。また、プロジェクトや公開グループを通じてのチェックインに切り替えることで、本格的な対面ミーティングよりも効率の良い時間の使い方が実現できる場合も多いものです。
ここまでに挙げたヒントを組み合わせることで、より簡単に、よりスマートに、職場の生産性を向上させ、より多くのことを成し遂げることができます。
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