情報ライブラリ内のWorkplaceのユーザーガイド
Workplaceの情報は誰でも情報ライブラリから共有できます。
この機能は現在メンテナンス中ですが、まもなくご利用いただけるようになります。
このたび、組織内でWorkplaceのトレーニングに活用できる、新たなリソースを開発したことをお知らせします。情報ライブラリへのアクセス権を持つ管理者向けの画面では、情報ライブラリにWorkplaceユーザーガイドという新しいセクションが追加されます。このガイドには、次のような複数のサブカテゴリが含まれています。
- Workplaceグループ: これを作成する方法とその理由、ならびに有効に活用する方法。
- チャット: チャットと投稿、グループチャット、音声通話とビデオ通話などを使用するタイミング。
- 通知の管理: 重要なものをすべて把握しながら重要度の低い情報に煩わされない方法。
- 投稿タイプ: 投稿すべき内容と、メッセージに適した投稿タイプを選択する方法。
- ライブ動画: これによりできることと配信の開始方法。
- ヒントとコツ: あまり知られていないWorkplaceの機能(投稿やメッセージのリマインダー、チャットの会話の固定、通知のミュートなど)。
Workplaceの使い方は組織によって大きく異なるため、このガイドは完全に編集可能にしています。管理者はテキストを変更したり削除したりできます。また必要に応じて一部のサブカテゴリを完全に削除しても問題ありません。
しくみ
Workplaceユーザーガイドは、管理者にのみ表示されます。管理者は、下書きとして保存したり、変更を加えたり、特定のユーザー、グループ、または組織全体に公開したりすることができます。
ユーザーガイドを変更するには
- 情報ライブラリに移動します。
- Workplaceのユーザーガイドを選択します。
- [下書きとして保存] をクリックします。
- [編集]をクリックします。
カテゴリは、情報ライブラリの各利用者固有の下書きのスペースに移動します。このガイドは、テキスト、画像、リンクなどを追加または削除して、自組織に合うようにカスタマイズできます。
サブカテゴリの削除
現在のこのガイドには、自組織には無関係なサブカテゴリが含まれているかもしれません。サブカテゴリの削除は簡単です。
サブカテゴリを削除するには
- 削除するカテゴリをクリックします。
- 右上の
Workplaceユーザーガイドの公開
Workplaceユーザーガイドを組織と共有する準備が整ったら、次の手順で進めます。
カテゴリを公開するには
- カテゴリページで[編集]をクリックします。
- [閲覧可]のスペースに、カテゴリとサブカテゴリのページを閲覧できる利用者を追加します。追加する人物を指定する際は、個人名、プロフィールフィールド、グループのメンバーシップのいずれかを使います。組織の全員を追加することもできます。
Workplaceユーザーガイドの翻訳
このガイドは、英語、スペイン語、ポルトガル語、フランス語、日本語の各言語版を提供しています。お使いの言語がこの中に含まれていない場合は、自動翻訳を利用することができます。
ガイドの自動翻訳を利用するには
- カテゴリに移動し、[編集] をクリックします
- 右上の
- 翻訳したい言語を検索し、ドロップダウンメニューから選択します。
- Workplaceは自動的にページを翻訳します。[次へ]をクリックします。
- 翻訳内容を確認し、必要に応じて変更を加えます。
自動翻訳はサブカテゴリごとに上記の手順で実行する必要があります。
メリット
Workplaceは使いやすいツールではありますが、その可能性を誰もが最大限に引き出しているわけではありません。Workplaceユーザーガイドを組織内のユーザーと共有することで、新入社員はWorkplaceの使い方をより迅速に習得できますし、既存のユーザーはWorkplaceの便利さをより強く実感できるでしょう。
ユーザーガイドを公開することは大きなステップですが、従業員にその存在を知らせることも同様に重要です。情報を広める方法をご紹介します。
- ユーザーをカテゴリの閲覧に招待する際に、このオプションをオンに切り替えて通知を送信する
- カテゴリをグループと共有する
- カテゴリをコレクションに追加し、他の作業ツールのガイドを含め、そのコレクションをグループの先頭に固定する
- 情報ライブラリホームの優先カテゴリにユーザーガイドを追加する
情報ライブラリのコンテンツを周知する方法のヒントについては、Work Academyをご覧ください。
その他の役立つリソース
情報ライブラリの詳細については、以下のリソースもご利用ください。
- 情報ライブラリ管理者の基本: インタラクティブなデモで、コンテンツの作成方法と情報ライブラリの管理方法をわかりやすく説明しています。情報ライブラリを初めて使用する場合は、このコースを受講することを強くおすすめします。
- カテゴリ編集者の基本: 情報ライブラリにコンテンツを投稿しているチームの全員とこれを共有しましょう。サブカテゴリの管理方法、魅力的なコンテンツの作成方法、適切な人物に公開する方法などを説明しています。
- 情報ライブラリチームを構築する: 制限付きのアクセス権限が与えられる寄稿者のチームを構築することで、情報ライブラリを拡大する方法をご覧ください。
- 情報ライブラリAPIでできること: 情報ライブラリAPIが、ツール間でリソースを同期および移行するためにどのように役立つのかを説明します。
- 情報ライブラリを有効活用する: 情報ライブラリのコンテンツをWorkplaceやツール間で共有して、探している情報を簡単に見つける方法を説明します。
