情報ライブラリチームを編成する

• 情報ライブラリ管理者が実行できるすべての操作(以下を参照)が可能
• システム管理者またはコンテンツモデレーターの役割を他の人に割り当てて権限を与える(どちらの役割でも情報ライブラリの管理は可能)
• 情報ライブラリの管理を他の人が支援できるように、カスタムの情報ライブラリ管理者の役割を作成して割り当てる

カテゴリ編集者は、アクセス権を与えられたカテゴリ内の全コンテンツを編集できます。カテゴリ編集者の権限を付与された人は、そのカテゴリ内でサブカテゴリの作成、編集、公開ができるようになります。

情報ライブラリ管理者チームは少人数にします。情報ライブラリの管理は通常、既存のシステム管理者とコンテンツモデレーターで十分ですが、管理対象のカテゴリやコンテンツがあまりに多いなどの理由でより多くの管理者が必要と判断した場合は、カスタム情報ライブラリ管理者の役割を作成し、少数の主要なメンバーに割り当てることができます。

情報ライブラリ管理者は、以下の業務を担当します。

1人のカテゴリ編集者が1つのカテゴリを管理します。この編集者はそのカテゴリ内のコンテンツを管理する責任を持ちます。コンテンツの作成に支援が必要になった場合は、当初選ばれたカテゴリ編集者の判断でカテゴリ編集者を追加することもできます。

カテゴリ編集者は、以下を担当します。

• 特定カテゴリ内のサブカテゴリの全体的な設計と計画を管理する
• 特定カテゴリ内のサブカテゴリの作成を管理する
• 特定のカテゴリに閲覧アクセス権限を付与してコンテンツを公開する

カテゴリ編集者の適任者:

一般的にカテゴリ編集者には、そのカテゴリの専門家(SME)が適しています。SMEとは、カテゴリで扱うトピックに精通している人を指します。以下に例を挙げます。

• 福利厚生や出張規定、休暇情報などのカテゴリに対しては、人事(HR)チームからメンバーを選び、カテゴリ編集者としてのアクセス権限を付与します。
• 組織が保有する各種機器や作業用ツールのセットアップやユーザーガイドについては、ITチームの一部をメンバーに選び、カテゴリ編集者としてのアクセス権限を付与します。
• 各部門は、情報ライブラリに保存されている独自のリソースにアクセスするために、カテゴリ編集者の権限が必要です。たとえばマーケティングカテゴリは、マーケティングチーム内の一部のメンバーが作成し編集する必要があります。

情報ライブラリチームに、カテゴリをリクエストし、質問に対する回答を得て、良質なコンテンツの作成に向けたアドバイスを受けられる場を提供しましょう。さらに、短時間のトレーニング(以下を参照)をリンクしたり、ガイドラインを投稿したり、情報ライブラリの新機能や機能強化について最新情報を提供したりすることもできます。

情報ライブラリ管理者にはツールに慣れてもらうため、ワークアカデミーで「情報ライブラリの管理の基本」の短いクラスを受講してもらいましょう。また、カテゴリ編集者にも、とても短くて役に立つ「カテゴリ編集者の基本」クラスを受講してもらうと良いでしょう。

カテゴリ閲覧者はできるだけ絞り込むように、カテゴリ編集者に伝えましょう。カテゴリ編集者が、自分のカテゴリは組織全体で利用できるようにすべきだと考えた場合、まず情報ライブラリの管理者に相談するよう伝えてください。