情報ライブラリの優れた活用例5つ
情報ライブラリの活用法として、参考になりそうな実例を紹介します。御社の情報ライブラリを一段上のレベルに引き上げるためにご活用ください。
情報ライブラリはWorkplace上で、組織の中核であるホームの役割を果たします。情報ライブラリでは、主要なリソースがダイナミックアップデートや動画のライブ配信などにより常に最新の状態に保たれているので、従業員が必要な情報を見つけることができるスペースとして機能します。
したがってWorkplaceと情報ライブラリを使用している組織では、従業員のオンボーディングにかかる期間を平均24%削減し、情報検索に費やす時間を大幅に短縮していることは何の不思議もありません。
情報ライブラリは、人事情報や企業のポリシーを保存しておく場所と思われているかもしれませんが、それ以上の役割を果たすことができます。情報ライブラリに関して、従業員が専門的、個人的、社会的な成長を図るためのスペースとして捉える組織が増えてきています。このガイドでは、Workplaceをうまく活用している組織の実例をいくつか紹介します。御社への導入に役立つヒントとなるでしょう。
情報ライブラリをすでに活用している組織の実例
情報ライブラリはさまざまな方法で活用できますが、以下の使用例を適切に組み合わせることで、情報ライブラリの効果をより一層高めることができます。
1. 組織/企業の公式リソース
多くの組織にとって必須であり、ライブラリ構築のためにまず手をつけるには最適な情報です。
組織の公式リソースには、多くの場合以下の情報が含まれます。
- 福利厚生またはポリシーに関する情報
- 組織のミッションや価値観
- 一般的なオンボーディングコンテンツ
- 出張および経費に関するポリシー
- 社員向けのニュースレター
- ダイバーシティとインクルージョンに関する公式リソース
- 安全に関する基本情報
編集権限が与えられる人:
企業の公式リソースはほとんどの場合HR(人事)チームが管理していますが、社内コミュニケーション担当など、HR以外のチームもコンテンツの構築に貢献する場合があります。
閲覧権限が与えられる人:
このコンテンツは通常、組織内の全員が閲覧できるようになっています。
ヒント: 最も重要なリソースはコレクションに追加するとともに、従業員のオンボーディンググループや全社員向けの告知などのグループにも固定するといいでしょう。
2. ツールとプロセスのガイド
よくある質問やガイドなど、重要なツールやプロセスのためのセルフサービスコンテンツを従業員に提供します。
次のような情報が含まれます。
- ITツールや機器の設定ガイド
- リーガルレビューが必要なものとリクエスト方法についての情報
- マーケティングチームからのアセットのリクエスト方法
- Workplaceの新しいユーザーガイド
- サポートチケットを送信する手順
編集権限が与えられる人:
このカテゴリに含まれるツールやプロセスは通常、ITチーム、マーケティングチーム、法務部など特定のチームや部門が所有するものなので、それぞれの所有者にコンテンツの構築を担当してもらいます。
閲覧権限が与えられる人:
情報ライブラリには、組織の特定の部門だけが必要とするカテゴリもありますが、このカテゴリのコンテンツは一般には組織の大半の人に関連するため、すべての人が利用できるようにすると良いでしょう。
ヒント: このカテゴリが完成したら、関連グループで共有しましょう。グループのトップに固定し、いつでも簡単に見つけられるようにします。
3. テーマ別の部門横断型リソースハブ
多種多様で膨大なリソース(ほとんどの場合、複数のチームが作成)は、特定のトピックまたはオーディエンスに基づいて一元管理するのが最適です。
こうして収集した情報はリソースハブとして活用しましょう。リソースハブは、従業員がヒントやベストプラクティスを探す場所で、職場体験を向上させ、プロフェッショナルとして、また個人として成長するのに役立ちます。
次のような情報が含まれます。
- キャリアアップのためのリソース
- リモートワークハブ
- ウェルネスハブ
- チーム管理者ハブ
編集権限が与えられる人:
このカテゴリの情報管理は、HRチームが行うことが一般的ですが、HR以外のチームもコンテンツの構築に貢献する場合があります。
閲覧権限が与えられる人:
閲覧権限はカテゴリによって異なります。例えば、キャリアアップのためのリソースは誰でも見られるようにし、チーム管理者ハブは管理職だけが見られるようにするとよいでしょう。
ヒント: リソースを関連グループ間で共有し、そのことを従業員に周知するようにしましょう。また、似たようなリソースを集約してコレクションを作成し、全社的なグループに固定することもできます。
4. チームや部門のリソース
情報ライブラリを利用すると、チームや部門のリソースを1か所にまとめて、チームメンバーだけに表示したり、部門を横断するコラボレーターを選択したりできます。
次のような情報が含まれます。
- チームまたは部門固有のオンボーディングリソース
- 特定のチームまたは部門に特有のツールガイド
- チームまたは部門が管理する、ごく少数のコラボレーターや関係者のための部門横断型ハブ
- チーム内または部門内のプロセス
編集権限が与えられる人:
このカテゴリのコンテンツは、チームや部署の一部のメンバーを選定し、そのメンバーにすべて任せましょう。
閲覧権限が与えられる人:
閲覧はチームのメンバー、そしてチームのプロセスやツールを理解する必要のある親しいコラボレーターに限定する必要があります。
ヒント: チームや部門のカテゴリは、チームや部門のグループに固定するようにしましょう。カテゴリを一元的に配置し、簡単にアクセスできるようにします。
5. コミュニティのリソース
情報ライブラリとWorkplaceグループは親和性の高い機能です。組織内に特にアクティブなコミュニティやソーシャルグループがある場合、そのグループ管理者に情報ライブラリの専用スペースを与えると、管理者がグループメンバーのためのリソースやグループメンバーからのリソースを厳選して掲載できるようになります。
これにより、コミュニティのメンバーにとって特に重要な情報を強調して伝えたり、組織の公式コンテンツと社員が作成したコンテンツを違う場所に簡単に保存したりできます。
情報ライブラリのコンテンツを特定グループのメンバーに限定公開して、必要な人だけが見られるようにするのも簡単です。
次のような情報が含まれます。
- 子供のホームスクーリングのためのリソース(保護者@グループ向け)
- 世界中の黒人歴史月間のお祝いイベントへのリンク(ブラック@グループ向け)
- 女性向けの業界固有のカンファレンスへのリンク(女性@グループ向け)
- 子育てしているLGBTQ家族専用のリソース(プライド@グループ向け)
編集権限が与えられる人:
ソーシャルグループや従業員リソースグループのメンバーを選びます。
閲覧権限が与えられる人:
閲覧権限はグループメンバーに限定し、情報ライブラリの他のメンバー向けの情報を見せないようにしましょう。
ヒント: カテゴリ編集者が自分のカテゴリをグループに固定すると、グループのメンバーが常に見つけやすくなります。
次のステップ
情報ライブラリの利用目的が明確になっていたら、コンテンツの作成に取りかかりましょう。コンテンツの作成が初めての場合は、「情報ライブラリ管理の基本クラス」を受講し、情報ライブラリのコンテンツ作成は簡単にできることをご確認ください。
基本クラスを受講してから、「情報ライブラリを有効活用する」をご覧ください。情報ライブラリのコンテンツを簡単に見つけられるようにする方法と、ソーシャルシェアリングを開始する方法を紹介しています。
